OnDevice OCR Pro

Ollama-Integration

PDFs und Rechnungen am Mac
automatisch mit lokaler KI benennen

Dokumente und Rechnungen mithilfe lokaler KI offline und datenschutzfreundlich automatisch benennen.

Einleitung

Wenn Sie Ihre Rechnungen, Belege und anderen privaten Dokumente nach der Texterkennung (OCR) ablegen, tragen diese oft Namen wie Scan_001 etc. Da aussagekräftige Dateinamen fast genauso wichtig sind wie durchsuchbare PDFs, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial, wie Sie in wenigen Minuten mittels der kostenlosen Open-Source-App Ollama und OnDevice OCR Pro eigene Benennungsvorlagen erstellen, um Ihre Scans nach der Texterkennung anschließend gleich auch passend zu benennen.

Sie können OnDevice OCR Pro ebenfalls kostenfrei herunterladen und vollumfänglich mit Wasserzeichen testen.

Statt „Scan_001“: So benennt die lokale KI Ihre Dokumente automatisch.

Um die Benennung mit Ollama zu demonstrieren, verwenden wir in diesem Beispiel diese fiktive Jahresabrechnung.

1. Schritt: Die Ollama-Installation

  1. Laden Sie Ollama von der offiziellen Website ollama.com herunter und ziehen Sie die App in den Programme-Ordner. (Direkt-Download)
  1. Öffnen Sie Ollama und beginnen Sie mit der Einrichtung durch Klick auf „Continue“.
  1. Klicken Sie auf „No thanks, I’ll use Ollama locally“, um, wie wir es empfehlen, Ihre persönlichen Dokumente nur lokal auf dem Mac zu verarbeiten.

    Per Login haben Sie die Möglichkeit, neben lokalen KI-Modellen auch auf Cloud-Modelle wie gpt-oss und weitere zuzugreifen. Wenn Sie doch Cloud-Modelle verwenden möchten, wählen Sie nur Anbieter, denen Sie vertrauen, und verarbeiten Sie keine sensiblen, persönlichen Dokumente.

  1. Öffnen Sie das Programm „Terminal“ auf Ihrem Mac.
  2. Um Ihr erstes lokales KI-Modell für die automatische Dateibenennung herunterzuladen, geben Sie den Befehl ollama pull gemma4:12b im Terminal ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste. Ollama lädt das Modell anschließend auf Ihren Mac herunter.

    „gemma4:12b“ ist nur ein mögliches Modell. Sie können selbstverständlich auch einen anderen Modellnamen eingeben.

  1. Sobald der Download abgeschlossen ist und „success“ erscheint, ist das KI-Modell einsatzbereit.

2. Schritt: Die Einrichtung mit OnDevice OCR Pro

  1. Laden Sie unsere App kostenlos im App Store oder von unserer Website herunter und installieren Sie sie.
  2. Öffnen Sie OnDevice OCR Pro und klicken Sie oben rechts auf „Einstellungen“ → „Erweiterungen“.
  1. Klicken Sie unter dem Menüpunkt Ollama auf „Verbinden“.

    Stellen Sie sicher, dass Ollama weiterhin geöffnet ist. Sie sehen es an dem Lama-Symbol in der Menüleiste oben.

  2. Klicken Sie jetzt unten auf „Schließen“ und ziehen Sie per Drag-and-Drop das Dokument, für das Sie eine Benennungsvorlage erstellen möchten, in das Fenster der App.
  1. Klicken Sie auf „Datei benennen“ → „Neue Vorlage …“.
  1. Löschen Sie nun den Baustein „Originalname“ durch Klick auf das „x“.

    In der Vorschau sehen Sie in Echtzeit am Beispiel des ausgewählten Dokuments, wie zukünftige Dokumente benannt werden, die Sie mit dieser Vorlage verarbeiten.

  1. Klicken Sie jetzt auf „Bereich im Dokument suchen …“.

    Wir konzentrieren uns in dieser Anleitung auf die Auswertung per lokaler KI und lassen die anderen Funktionen außen vor.

  1. Wählen Sie bei „Methode“ das zuvor heruntergeladene Modell „gemma4:12b“ aus und klicken Sie rechts bei „Verwendet“ auf „Text + Bild“.

    Wenn bei Ihnen Apple Intelligence verfügbar und aktiviert ist, sehen Sie es ebenfalls in der Liste der verfügbaren KI-Modelle.

    Wenn „Text + Bild“ ausgewählt ist, bekommt die KI nicht nur den erkannten Text, sondern kann auch den Ausschnitt des Dokuments sehen.

  1. Lesen Sie im ersten Schritt das Datum aus. Zoomen Sie hierzu leicht mit dem Mausrad oder per Touchpad in das Dokument hinein und ziehen Sie per Klick einen Bereich in der oberen rechten Ecke des Dokuments, in der sich das Datum befindet.
  2. Geben Sie nun im Feld „Anweisung“ dem KI-Modell den „Prompt“, das Datum auszulesen. Geben Sie hierfür „Gib nur das Rechnungsdatum zurück.“ ein und klicken Sie anschließend auf „Jetzt auswerten“.
  3. Bei „Gefunden“ können Sie sofort sehen, ob die KI Ihren Prompt korrekt ausgeführt hat. Falls ja, geben Sie diesem Baustein einen Namen und klicken Sie auf „Fertig“.
  1. Der erste Baustein „Rechnungsdatum“ ist jetzt erstellt. Sie können in der Dateinamensvorschau bereits den späteren Dateinamen dieser Datei sehen.
  2. Klicken Sie jetzt erst auf den Baustein „+ Leerzeichen“ und anschließend erneut auf den Baustein „Bereich im Dokument suchen …“, um die weiteren Werte auszulesen.
  1. Gehen Sie wieder auf „Methode“ → „gemma4:12b“ und ziehen Sie wieder mit der Maus einen Bereich auf dem Dokument.
  2. Geben Sie als Anweisung diesmal „Gib nur den Firmennamen des Absenders zurück.“ ein. Wählen Sie als Namen „Absender“ und klicken Sie anschließend erneut auf „Fertig“.
  1. In der Vorschau sind jetzt bereits das Rechnungsdatum sowie der Absender vorhanden.
  1. Geben Sie zuletzt noch den Prompt „Gib nur die Dokumentenart und das Jahr zurück.“ ein und geben Sie der Vorlage anschließend einen Namen.
  1. Klicken Sie auf „Sichern“ und wählen Sie im Vorlagefenster die neue Vorlage aus.
  1. Zum Schluss können Sie die Texterkennung mit der Benennungsvorlage an ähnlichen Dokumenten anwenden, um zu sehen, ob sie in der Praxis auch bei anderen Dokumenten funktioniert.

Fertig

So einfach ist es, mit Ollama und OnDevice OCR Pro Dokumente automatisch zu benennen. Im nächsten Schritt können Sie Regeln erstellen: Werden bei der Texterkennung Wörter im Dokument erkannt, werden die Dokumente gleich mit der passenden Vorlage benannt – und sofort im gewünschten Ordner abgelegt. → Rechnungen werden nicht nur als Rechnung benannt, sie werden auch gleich im Ordner Rechnungen gespeichert.

Sie können die Benennungs- und Sortierfunktion überall verwenden: in Apple-Kurzbefehlen, im Verarbeitungsfenster, über die Finder-Integration und im überwachten Ordner, in dem neue Dateien sofort im Hintergrund verarbeitet werden.

Neugierig? Laden Sie OnDevice OCR Pro kostenlos herunter und probieren Sie dieses Feature und viele weitere unverbindlich aus.

Machen Sie Ihre Dokumente durchsuchbar – noch heute.

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