OnDevice OCR Pro

Ollama-integratie

PDF’s en facturen op de Mac
automatisch hernoemen met lokale AI

Geef documenten en facturen automatisch een naam met lokale AI — offline en privacyvriendelijk.

Inleiding

Als je je facturen, bonnetjes en andere persoonlijke documenten na de tekstherkenning (OCR) opslaat, hebben ze vaak namen als Scan_001 enzovoort. Omdat betekenisvolle bestandsnamen bijna net zo belangrijk zijn als doorzoekbare pdf’s, laten we je in deze handleiding zien hoe je in een paar minuten met de gratis opensource-app Ollama en OnDevice OCR Pro je eigen naamgevingssjablonen maakt, zodat je scans direct na de tekstherkenning ook een passende naam krijgen.

Je kunt OnDevice OCR Pro ook gratis downloaden en volledig testen met een watermerk.

In plaats van ‘Scan_001’: zo geeft lokale AI je documenten automatisch een naam. Hoewel de schermafbeeldingen in het Engels zijn, is de app volledig beschikbaar in het Nederlands.

Om de naamgeving met Ollama te demonstreren, gebruiken we in dit voorbeeld deze fictieve jaarafrekening.

Stap 1: Ollama installeren

  1. Download Ollama via de officiële website ollama.com en sleep de app naar de map Programma’s. (Directe download)
  1. Open Ollama en start de configuratie door op ‘Continue’ te klikken.
  1. Klik op ‘No thanks, I’ll use Ollama locally’, zodat je persoonlijke documenten — zoals wij aanraden — alleen lokaal op je Mac worden verwerkt.

    Als je inlogt, krijg je naast lokale AI-modellen ook toegang tot cloudmodellen zoals gpt-oss en andere. Wil je toch cloudmodellen gebruiken, kies dan alleen aanbieders die je vertrouwt en verwerk geen gevoelige persoonlijke documenten.

  1. Open de app ‘Terminal’ op je Mac.
  2. Om je eerste lokale AI-model voor de automatische naamgeving van bestanden te downloaden, typ je in Terminal de opdracht ollama pull gemma4:12b en druk je op Return. Ollama downloadt het model vervolgens naar je Mac.

    ‘gemma4:12b’ is slechts één mogelijk model. Je kunt natuurlijk ook een andere modelnaam invoeren.

  1. Zodra de download is voltooid en ‘success’ verschijnt, is het AI-model klaar voor gebruik.

Stap 2: OnDevice OCR Pro instellen

  1. Download onze app gratis in de App Store of via onze website en installeer hem.
  2. Open OnDevice OCR Pro en klik rechtsboven op ‘Instellingen’ → ‘Integratie’.
  1. Klik in het gedeelte Ollama op ‘Verbinden’.

    Zorg ervoor dat Ollama nog geopend is. Je herkent dat aan het lamasymbool in de menubalk bovenaan het scherm.

  2. Klik nu onderaan op ‘Sluiten’ en sleep het document waarvoor je een naamgevingssjabloon wilt maken naar het venster van de app.
  1. Klik op ‘Bestand een naam geven’ → ‘Nieuw sjabloon…’.
  1. Verwijder nu het onderdeel ‘Oorspronkelijke naam’ door op de ‘x’ te klikken.

    De voorvertoning laat je in realtime aan de hand van het geselecteerde document zien welke naam toekomstige documenten krijgen die je met dit sjabloon verwerkt.

  1. Klik nu op ‘Gebied in het document zoeken…’.

    In deze handleiding richten we ons op de analyse met lokale AI en laten we de andere functies buiten beschouwing.

  1. Kies bij ‘Methode’ het model dat je eerder hebt gedownload, ‘gemma4:12b’, en klik rechts naast ‘Gebruikt’ op ‘Tekst + afbeelding’.

    Als Apple Intelligence op je Mac beschikbaar en ingeschakeld is, zie je het ook in de lijst met beschikbare AI-modellen.

    Als ‘Tekst + afbeelding’ is geselecteerd, krijgt de AI niet alleen de herkende tekst, maar ziet hij ook dat deel van het document.

  1. Haal eerst de datum op. Zoom daarvoor met het scrollwiel van je muis of met je trackpad een beetje in op het document en trek vervolgens met de muis een kader rechtsboven in het document, op de plek waar de datum staat.
  2. Geef het AI-model nu in het veld ‘Instructie’ de ‘prompt’ om de datum op te halen. Typ daarvoor ‘Geef alleen de factuurdatum terug’ en klik daarna op ‘Nu analyseren’.
  3. Bij ‘Gevonden’ zie je meteen of de AI je prompt correct heeft uitgevoerd. Is dat zo, geef dit onderdeel dan een naam en klik op ‘Gereed’.
  1. Het eerste onderdeel, ‘Factuurdatum’, is nu aangemaakt. In de voorvertoning van de bestandsnaam zie je al welke naam dit bestand krijgt.
  2. Klik nu eerst op het onderdeel ‘+ Spatie’ en daarna nogmaals op het onderdeel ‘Gebied in het document zoeken…’ om de andere waarden op te halen.
  1. Ga opnieuw naar ‘Methode’ → ‘gemma4:12b’ en trek weer met de muis een kader op het document.
  2. Typ deze keer als instructie ‘Geef alleen de bedrijfsnaam van de afzender terug’. Typ als naam ‘Afzender’ en klik daarna weer op ‘Gereed’.
  1. De voorvertoning bevat nu al de factuurdatum en de afzender.
  1. Typ tot slot de prompt ‘Geef alleen het documenttype en het jaar terug’ en geef het sjabloon daarna een naam.
  1. Klik op ‘Opslaan’ en selecteer het nieuwe sjabloon in het sjabloonvenster.
  1. Ten slotte kun je de tekstherkenning met het naamgevingssjabloon op vergelijkbare documenten toepassen om te zien of het in de praktijk ook bij andere documenten werkt.

Klaar

Zo eenvoudig is het om documenten met Ollama en OnDevice OCR Pro automatisch een naam te geven. Als volgende stap kun je regels maken: vindt de tekstherkenning bepaalde woorden in een document, dan krijgt het document meteen een naam volgens het passende sjabloon — en wordt het direct in de gewenste map opgeslagen. → Facturen krijgen niet alleen een naam als factuur, ze worden ook meteen in je map Facturen bewaard.

Je kunt de functie voor naamgeving en sorteren overal gebruiken: in Apple Opdrachten, in het verwerkingsvenster, via de Finder-integratie en in de bewaakte map, waar nieuwe bestanden op de achtergrond worden verwerkt zodra ze binnenkomen.

Nieuwsgierig? Download OnDevice OCR Pro gratis en probeer deze en vele andere functies vrijblijvend uit.

FAQ

Veelgestelde vragen over naamgeving met lokale AI

Blijven mijn documenten echt op mijn Mac?

Ja. Ollama en het AI-model draaien volledig lokaal; de AI analyseert het document rechtstreeks op je Mac. Als je je echter bij Ollama aanmeldt en bewust een cloudmodel kiest, worden gegevens naar die aanbieder verzonden.

Welk AI-model kan ik het beste gebruiken?

gemma4:12b is een goed uitgangspunt voor facturen en brieven. Kleinere modellen zoals gemma4:4b reageren sneller en hebben minder geheugen nodig, maar maken meer fouten bij lastigere opdrachten. Omdat de ontwikkelingen zo snel gaan en er elke week nieuwe modellen verschijnen, loont het altijd om te kijken wat er op dat moment actueel is.

Hoe lang duurt de naamgeving per document?

Op een recente Mac met Apple silicon duurt het ongeveer 5–10 seconden per onderdeel; een bestandsnaam uit drie onderdelen is dus in ongeveer een halve minuut klaar. De eerste aanvraag duurt meestal langer, omdat het model eerst in het geheugen moet worden geladen. Deze cijfers zijn gemiddelden en kunnen sterk verschillen, afhankelijk van de prestaties van je Mac en de grootte van het model. Begin met kleine modellen om te ontdekken wat je systeem aankan.

Kan ik in plaats van Ollama ook alleen Apple Intelligence gebruiken?

Ja. Als Apple Intelligence op je Mac beschikbaar en ingeschakeld is, verschijnt het direct in de modelkeuze en werkt het precies hetzelfde als de andere lokale AI-modellen die je via Ollama gebruikt. Voor Apple Intelligence raden we wel macOS 27 of hoger aan, omdat de modellen AFM 3 Core en AFM 3 Core Advanced daar niet alleen veel krachtiger zijn dan voorheen, maar ook afbeeldingen kunnen interpreteren. Bij het analyseren van lay-outs is dat een doorslaggevend voordeel.

Werkt dit ook bij slecht leesbare scans of handschrift?

Met de optie ‘Tekst + afbeelding’ ziet de AI het gemarkeerde gebied zelf, niet alleen de herkende tekst. Dat helpt bij het interpreteren van vage scans en stempels. Omdat er zoveel factoren meespelen (lettertype, kwaliteit, grootte van het AI-model), is hier geen betrouwbaar algemeen antwoord te geven.

Kan de naamgeving automatisch voor alle nieuwe scans plaatsvinden?

Ja. Met regels kiest OnDevice OCR Pro zelf het passende sjabloon op basis van de woorden die in het document worden herkend. Wordt bijvoorbeeld ‘energiecontract’ of ‘factuur’ in de scan gevonden, dan wordt meteen het juiste sjabloon gekozen. In combinatie met een bewaakte map worden nieuwe pdf’s en bestanden automatisch op de achtergrond herkend, van een naam voorzien en opgeslagen — en hetzelfde werkt via de Finder-integratie en Apple Opdrachten.

Algemene vragen over prijs, talen, functies en systeemvereisten worden beantwoord in de FAQ op de startpagina.

Maak je documenten doorzoekbaar — vandaag nog.

Download in de Mac App Store

Vereist macOS 14.6 of hoger.