OnDevice OCR Pro

Apple-Kurzbefehle

Automatische Texterkennung (OCR)
mit Apple-Kurzbefehlen

Rechnungen und andere Dokumente direkt im Finder durchsuchbar machen und automatisch benennen.

Einleitung

Mithilfe von Apple-Kurzbefehlen und OnDevice OCR Pro lassen sich Rechnungen und andere Dokumente mit nur einem Rechtsklick durchsuchbar machen.

Sie können OnDevice OCR Pro kostenfrei herunterladen und vollumfänglich mit Wasserzeichen testen.

Um die Rechnung im selben Schritt auch gleich zu benennen, verwenden wir diese erstellte Vorlage, die zeigt, wie man mit lokalen KI-Modellen Scans automatisch benennen kann. Die Dateibenennung ist aber optional und für die OCR-Verarbeitung per Kurzbefehl nicht notwendig.

Die Verarbeitung in diesem Video wurde beschleunigt – tatsächlich dauerten Texterkennung und Benennung dieser Rechnung mit Ollama ca. 10 Sekunden.

Wir beginnen mit dem Anlegen des Kurzbefehls

  1. Öffnen Sie die App und klicken Sie auf „Einstellungen“ → „Erweiterungen“.
  1. Durch das Klicken auf „Neuen Kurzbefehl hinzufügen“ können wir den ersten Kurzbefehl erstellen und hinzufügen.
  1. Klicken Sie optional auf „Dateien benennen“, um das Dokument nach der OCR benennen zu lassen, und wählen Sie die Vorlage aus. Klicken Sie anschließend auf „Verwenden“.

    Durch die Erstellung von Regeln ist es auch möglich, bei mehreren Vorlagen je nach erkanntem Textinhalt automatisch die passende auszuwählen und das Dokument anschließend in einem bestimmten Ordner – hier z. B. „Rechnungen“ – zu speichern.

  1. Wir geben dem Kurzbefehl zuletzt noch den Namen „Rechnung“ und wählen „Kurzbefehl hinzufügen“.

    Unter „Erweiterte Optionen“ kann bspw. auch festgelegt werden, ob PDFs mit Finder-Tags versehen oder mehrere Dokumente zu einem zusammengeführt werden sollen.

  1. Bestätigen Sie das Hinzufügen jetzt in der Kurzbefehle-App mit „Kurzbefehl hinzufügen“.
  1. Damit der Kurzbefehl direkt per Rechtsklick → „Schnellaktionen“ im Finder verfügbar ist, öffnen wir ihn jetzt über Rechtsklick → „Bearbeiten“ …
  1. … und aktivieren unter „i“ die Option „Finder“.

    Dieses Fenster sieht je nach macOS-Version etwas unterschiedlich aus.

  1. Um zu testen, ob die Integration funktioniert hat, können wir bei einem Dokument über Rechtsklick → „Schnellaktionen“ prüfen, ob der erstellte Kurzbefehl zur Verfügung steht.

    Sie können sowohl PDF-Dateien als auch Bilder im Format JPG, PNG, TIFF und HEIC auf diese Weise verarbeiten. Bereits durchsuchbare PDFs wie digitale Rechnungen werden standardmäßig übersprungen. Dies kann in der Konfiguration des Kurzbefehls deaktiviert werden.

    Durch die Aktivierung der Option „Original löschen“ kann eingestellt werden, dass die Originaldatei – in diesem Fall „Scan001.pdf“ – nach erfolgreicher Verarbeitung automatisch in den Papierkorb verschoben wird.

Fertig

Ab jetzt reicht ein Rechtsklick im Finder: Der Kurzbefehl macht jedes Dokument durchsuchbar und benennt es mit Ihrer Vorlage – auch wenn OnDevice OCR Pro geschlossen ist.

Sollen neue Scans ganz ohne Klick verarbeitet werden, eignet sich ein überwachter Ordner (Hotfolder).

Optional: Kurzbefehle mit Hazel nutzen

Mit der App Hazel lässt sich der Kurzbefehl automatisch auf neue Dateien anwenden.

  1. Fügen Sie den gewünschten Ordner (z. B. den Scanner-Ordner) in Hazel hinzu.
  2. Erstellen Sie eine Regel mit der Bedingung „Extension is pdf“ (oder „Kind is Image“).
  3. Wählen Sie als Aktion „Run Shortcut“ und dort den Kurzbefehl „OnDevice OCR - Rechnung“.

Hazel verarbeitet dann jede neue Datei in dem Ordner, die der Bedingung entspricht. Im Unterschied zum eingebauten Hotfolder können Sie so weitere Ordner automatisch per Texterkennung verarbeiten lassen und zusätzliche Bedingungen festlegen.

Hinweise: Lassen Sie im Kurzbefehl die Option „Existierendes OCR überschreiben“ deaktiviert. Die fertige PDF landet im selben Ordner und wird von Hazel als neue Datei erkannt – so wird sie anschließend übersprungen.

Häufige Fragen zu Kurzbefehlen

Muss OnDevice OCR Pro dafür geöffnet sein?

Nein. Der Kurzbefehl verarbeitet Ihre Dokumente auch bei geschlossener App – einschließlich der Benennung mit Ollama.

Was ist der Unterschied zu „Dienste → OnDevice OCR anwenden“?

Die Finder-Aktion „Dienste → OnDevice OCR anwenden“ verwendet die allgemeinen Einstellungen der App. Ein eigener Kurzbefehl hat dagegen seine eigenen, festen Einstellungen – Sprache, PDF-Qualität, Benennungsvorlage, Finder-Tags. So können Sie für jeden Zweck einen passenden Kurzbefehl anlegen.

Kurzbefehl, Hotfolder oder Hazel – was passt wann?

Der Kurzbefehl eignet sich, wenn Sie einzelne Dokumente gezielt verarbeiten möchten. Ein Hotfolder verarbeitet dagegen jede neue Datei in einem Ordner automatisch im Hintergrund, etwa direkt vom Scanner. Hazel kombiniert beides: Es überwacht Ordner wie ein Hotfolder, kann dabei aber zusätzliche Bedingungen prüfen – z. B. nur PDFs ab einer bestimmten Größe oder mit einem bestimmten Dateinamen – und löst dann den Kurzbefehl aus.

Allgemeine Fragen zu Preis, Sprachen, Funktionen und Systemanforderungen beantwortet das FAQ auf der Startseite.

Machen Sie Ihre Dokumente durchsuchbar – noch heute.

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