Atajos de Apple

Reconocimiento de texto (OCR) automático
con Atajos de Apple

Haz que las facturas y otros documentos sean buscables y nómbralos automáticamente, directamente desde el Finder.

Introducción

Con Atajos de Apple y OnDevice OCR Pro, basta un clic derecho para hacer que las facturas y otros documentos sean buscables.

Puedes descargar OnDevice OCR Pro gratis y probar todas sus funciones con marca de agua.

Para nombrar también la factura en el mismo paso, usamos esta plantilla creada anteriormente, que muestra cómo nombrar escaneos automáticamente con modelos de IA locales. Sin embargo, la asignación de nombres a los archivos es opcional y no es necesaria para el procesamiento OCR mediante un atajo.

Empezamos creando el atajo

Abre la app y haz clic en «Ajustes» → «Integración».

Ventana principal de OnDevice OCR Pro con el botón Ajustes arriba a la derecha — Aunque las capturas de pantalla muestran la interfaz en inglés, la app está completamente disponible en español.

Al hacer clic en «Añadir nuevo atajo» podemos crear y añadir el primer atajo.

Ajustes, pestaña Integración, con la sección Atajos de Apple y el botón Añadir nuevo atajo

Opcionalmente, haz clic en «Nombrar archivos» para que el documento reciba un nombre tras el OCR y selecciona la plantilla. Después haz clic en «Usar».
Creando reglas también es posible que, entre varias plantillas, se seleccione automáticamente la adecuada según el texto reconocido y que el documento se guarde después en una carpeta determinada, aquí por ejemplo «Invoices».

Ventana Seleccionar plantilla con la plantilla seleccionada Date, Sender & Document Type y el botón Usar

Por último, damos al atajo el nombre «Invoice» y elegimos «Añadir a la app Atajos».
En «Opciones avanzadas» también puedes indicar, por ejemplo, si los PDF deben recibir etiquetas del Finder o si varios documentos deben combinarse en uno solo.

Ventana Añadir nuevo atajo con el nombre de perfil Invoice, la opción Nombrar archivos activada con la plantilla Date, Sender & Document Type y el botón Añadir a la app Atajos

Confirma ahora la adición en la app Atajos con «Añadir atajo».

App Atajos con el atajo OnDevice OCR - Invoice y el botón Añadir atajo

Para que el atajo esté disponible directamente en el Finder con clic derecho → «Acciones rápidas», lo abrimos ahora con clic derecho → «Editar» …

App Atajos: menú contextual del atajo OnDevice OCR con la opción Editar

… y activamos en «i» la opción «Finder».
Esta ventana tiene un aspecto algo distinto según la versión de macOS.

App Atajos, sección Detalles con las opciones Usar como acción rápida y Finder activadas

Para comprobar si la integración ha funcionado, haz clic derecho en un documento → «Acciones rápidas» y mira si el atajo creado está disponible.
De esta forma puedes procesar tanto archivos PDF como imágenes en formato JPG, PNG, TIFF y HEIC. Los PDF que ya son buscables, como las facturas digitales, se omiten de forma predeterminada. Esto se puede desactivar en la configuración del atajo.
Activando la opción «Eliminar original» puedes hacer que el archivo original, en este caso «Scan001.pdf», se mueva automáticamente a la papelera tras procesarse correctamente.

Finder: clic derecho en Scan001.pdf, menú Acciones rápidas con la entrada OnDevice OCR - Invoice

Listo

A partir de ahora basta un clic derecho en el Finder: el atajo hace que cada documento sea buscable y lo nombra con tu plantilla, incluso con OnDevice OCR Pro cerrado.

Si quieres que los nuevos escaneos se procesen sin ningún clic, lo ideal es una carpeta vigilada (hotfolder).

Opcional: usar atajos con Hazel

Con la app Hazel, el atajo se puede aplicar automáticamente a los archivos nuevos.

Añade la carpeta deseada (por ejemplo, la carpeta de tu escáner) en Hazel.
Crea una regla con la condición «Extension is pdf» (o «Kind is Image»).
Como acción, elige «Run Shortcut» y selecciona ahí el atajo «OnDevice OCR - Invoice».

Hazel procesa entonces cada archivo nuevo de esa carpeta que cumpla la condición. A diferencia del hotfolder integrado, así puedes hacer que otras carpetas se procesen automáticamente con reconocimiento de texto y definir condiciones adicionales.

Nota: deja desactivada en el atajo la opción «Sobrescribir OCR existente». El PDF terminado se guarda en la misma carpeta y Hazel lo detecta como archivo nuevo; de esta forma, después se omite.

Preguntas frecuentes sobre atajos

¿Tiene que estar abierto OnDevice OCR Pro para esto?

No. El atajo procesa tus documentos aunque la app esté cerrada, incluida la asignación de nombres con Ollama.

¿Cuál es la diferencia con «Servicios → Aplicar OnDevice OCR»?

La acción del Finder «Servicios → Aplicar OnDevice OCR» usa los ajustes generales de la app. Un atajo propio, en cambio, tiene sus propios ajustes fijos: idioma, calidad del PDF, plantilla de nombres, etiquetas del Finder. Así puedes crear un atajo adecuado para cada fin.

Atajo, hotfolder o Hazel: ¿cuál conviene en cada caso?

El atajo es adecuado si quieres procesar documentos concretos de forma selectiva. Un hotfolder, en cambio, procesa automáticamente en segundo plano cada archivo nuevo de una carpeta, por ejemplo directamente desde el escáner. Hazel combina ambas cosas: vigila carpetas como un hotfolder, pero además puede comprobar condiciones adicionales, por ejemplo, solo PDF a partir de cierto tamaño o con cierto nombre de archivo, y entonces ejecuta el atajo.

Las preguntas generales sobre precio, idiomas, funciones y requisitos del sistema las responde la sección de preguntas frecuentes de la página de inicio.

Haz que tus documentos sean buscables, hoy mismo.

Compatible con macOS 14.6 y versiones posteriores.

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