Guide
- Introduzione
- Estrarre valori dal documento
- Leggere un’area del documento
- Denominare con l’IA
- Denominare e ordinare i file con le regole
Crea in tutta semplicità regole che decidono con quali modelli denominare i documenti PDF e in quale cartella salvarli successivamente.
Puoi scaricare gratuitamente OnDevice OCR Pro dal Mac App Store e provare tutte le funzioni. I file generati contengono soltanto una filigrana.
Qui ti abbiamo mostrato come creare facilmente modelli di denominazione per documenti diversi con OnDevice OCR Pro. Questi modelli servono a dare ai PDF nomi di file significativi dopo il riconoscimento del testo.
Poiché spesso si accumulano molti documenti diversi, ognuno da denominare in modo specifico, la cosa più semplice è lasciare che sia il contenuto del documento a decidere automaticamente quale modello applicare a quale documento: se hai creato un modello con cui denominare di norma la tua corrispondenza – ad es. “Mittente & Numero di contratto” –, puoi creare una regola che cerca automaticamente in tutti i documenti elaborati la parola chiave “Numero di contratto”.
Se durante il riconoscimento del testo (OCR) viene rilevato un documento a cui questa regola si applica, viene applicato automaticamente il modello “Mittente & Numero di contratto” e il file viene, facoltativamente, salvato anche in una cartella “Corrispondenza”.
Una regola si configura in pochi minuti.
Mostriamo la creazione di una regola con l’esempio di questa lettera fittizia.
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Trascina uno o più documenti nella finestra di OnDevice OCR Pro e fai clic su “Denomina i file” → “Nuova regola…”.
Con un solo file il pulsante si chiama “Denomina il file”.
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Inserisci nel primo campo di testo “Numero di contratto” (“Contract No.” negli screenshot) e fai poi clic sul simbolo “+” per aggiungere un’altra condizione.
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Scegli “non contiene” e inserisci “Numero di fattura” e “Fattura n.”.
Puoi inserire grafie diverse separandole con virgole.
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Scegli con quale modello denominare i file e in quale cartella salvarli.
I documenti non devono necessariamente essere sia denominati sia ordinati. Possono ad esempio anche essere solo denominati o solo salvati in una determinata cartella.
- Il primo file nella finestra viene verificato automaticamente. Facendo clic su “Verifica con un altro file…” puoi verificare altri documenti.
- Assegna facoltativamente un nome alla regola e fai clic su “Salva”.
- Per denominare o ordinare ora i documenti in base alle regole, scegli semplicemente “Denomina i file” → “Applica le regole” e fai poi clic su “Usa”.
Fatto
D’ora in poi tutti i file PDF a cui questa regola si applica verranno denominati automaticamente con il modello “Mittente & Numero di contratto” e salvati nella cartella “Corrispondenza”. Aggiungendo altre condizioni è possibile creare una regola specifica per ogni tipo di documento.
Le regole possono essere applicate in tutta l’app: nel monitoraggio delle cartelle (Hotfolder), nell’elaborazione manuale in serie e tramite i Comandi Rapidi Apple.
Domande frequenti sulle regole
OnDevice OCR Pro può ordinare automaticamente i PDF in cartelle in base al contenuto?
Sì. Una regola può essere usata per denominare, con un modello creato in precedenza, i documenti in cui il riconoscimento del testo trova – o non trova – determinate parole, e per salvarli inoltre in cartelle stabilite. Se un documento contiene ad es. la parola “Fattura”, viene denominato automaticamente secondo il modello per le fatture e salvato nella cartella “Fatture”. Entrambe le cose sono facoltative: puoi anche solo ordinare i documenti senza rinominarli, oppure solo denominarli senza spostarli in un’altra cartella.
Cosa succede se più regole si applicano a un documento?
Le regole vengono verificate dall’alto verso il basso; vale la prima regola che si applica. Puoi cambiare l’ordine semplicemente trascinando le regole nell’elenco. Suggerimento: le regole specifiche con più condizioni in alto, quelle generali in basso.
Cosa succede se nessuna regola corrisponde?
Puoi decidere se in tal caso entra in gioco un modello di riserva oppure se il documento non deve essere denominato e mantiene quindi il nome originale del file.
La regola “fattura” trova anche “fatturazione” o “autofattura”?
Per impostazione predefinita no. La ricerca riguarda parole intere: “fattura” trova “copia fattura”, ma non “fatturazione”. Con l’opzione “Anche come parte di parola” contano anche queste varianti. Grafie diverse per lo stesso termine, come “Numero di fattura, Fattura n., N. fatt.”, le inserisci semplicemente separate da virgole.
Dove deve trovarsi il termine nel documento?
Vengono sempre verificate la prima e l’ultima pagina di un documento; nella corrispondenza, nelle fatture e nei contratti i termini decisivi si trovano di norma lì. Con “Verifica con un altro file…” vedi subito se una regola si applica ai documenti previsti.
Alle domande generali su prezzo, licenza, lingue e requisiti di sistema risponde la sezione FAQ della pagina iniziale.
Ordina e denomina i documenti automaticamente – con OnDevice OCR Pro.
Compatibile con macOS 14.6 e versioni successive.