PDF 문서에 어떤 템플릿으로 이름을 지정하고 이어서 어느 폴더에 저장할지 결정하는 규칙을 아주 간단하게 만들 수 있습니다.
OnDevice OCR Pro는 Mac App Store에서 무료로 다운로드하여 모든 기능을 테스트할 수 있습니다. 출력 파일에는 워터마크만 추가될 뿐입니다.
여기에서 OnDevice OCR Pro로 다양한 문서용 이름 지정 템플릿을 간편하게 만드는 방법을 보여 드렸습니다. 이 템플릿들은 텍스트 인식 후 PDF에 의미 있는 파일 이름을 붙이기 위한 것입니다.
저마다 다르게 이름을 지정해야 하는 다양한 문서가 많이 생기기 마련이므로, 어떤 템플릿을 어떤 문서에 적용할지 문서 내용을 바탕으로 자동으로 결정되게 하는 것이 가장 간단합니다. 서신에 기본으로 사용할 템플릿(예: ‘발신자 & 계약 번호’)을 만들어 두었다면, 처리되는 모든 문서에서 ‘계약 번호’라는 키워드를 자동으로 검색하는 규칙을 만들 수 있습니다.
텍스트 인식(OCR) 중에 이 규칙에 해당하는 문서가 인식되면 ‘발신자 & 계약 번호’ 템플릿이 자동으로 적용되고, 선택에 따라 파일이 ‘서신’ 폴더에 추가로 저장됩니다.
규칙은 몇 분이면 설정할 수 있습니다.
이 가상의 서신을 예로 규칙 만들기를 보여 드리겠습니다.
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문서 하나 이상을 OnDevice OCR Pro 창으로 드래그하고 ‘파일 이름 지정’ → ‘새 규칙…’을 클릭합니다.
파일이 하나뿐일 때도 스위치 이름은 ‘파일 이름 지정’으로 같습니다.
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첫 번째 텍스트 필드에 ‘계약 번호’(스크린샷에서는 ‘Contract No.’)를 입력한 다음 ‘+’ 기호를 클릭하여 조건을 하나 더 추가합니다.
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‘없음’을 선택하고 ‘청구서 번호’와 ‘청구서번호’를 입력합니다.
여러 표기는 쉼표로 구분하여 입력할 수 있습니다.
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파일 이름을 어떤 템플릿으로 지정하고 어느 폴더에 저장할지 선택합니다.
문서에 반드시 이름 지정과 분류를 둘 다 적용해야 하는 것은 아닙니다. 예를 들어 이름만 지정하거나 특정 폴더에 저장만 할 수도 있습니다.
- 창의 첫 번째 파일이 자동으로 검사됩니다. ‘다른 파일로 테스트…’를 클릭하면 다른 문서도 검사할 수 있습니다.
- 원하면 규칙에 이름을 지정하고 ‘저장’을 클릭합니다.
- 이제 규칙에 따라 문서 이름을 지정하거나 분류하려면 ‘파일 이름 지정’ → ‘규칙 적용’을 선택한 다음 ‘사용’을 클릭하기만 하면 됩니다.
완료
이제부터 이 규칙에 해당하는 모든 PDF 파일은 자동으로 ‘발신자 & 계약 번호’ 템플릿으로 이름이 지정되고 ‘서신’ 폴더에 저장됩니다. 조건을 더 추가하면 모든 종류의 문서에 대해 고유한 규칙을 만들 수 있습니다.
규칙은 앱 전체에서 적용할 수 있습니다. 폴더 모니터링(핫폴더), 수동 일괄 처리, Apple 단축어 모두에서 사용됩니다.
규칙에 관한 자주 묻는 질문
OnDevice OCR Pro가 PDF를 내용에 따라 자동으로 폴더에 분류할 수 있나요?
네. 규칙을 사용하면 텍스트 인식에서 특정 단어가 발견되거나 발견되지 않은 문서에 미리 만들어 둔 원하는 템플릿으로 이름을 지정하고, 추가로 지정한 폴더에 저장할 수 있습니다. 예를 들어 문서에 ‘청구서’라는 단어가 있으면 자동으로 청구서용 템플릿으로 이름이 지정되고 ‘청구서’ 폴더에 저장됩니다. 두 가지 모두 선택 사항입니다. 이름을 바꾸지 않고 분류만 하거나, 다른 폴더로 옮기지 않고 이름만 지정할 수도 있습니다.
한 문서에 여러 규칙이 해당하면 어떻게 되나요?
규칙은 위에서 아래로 검사되며, 처음으로 해당하는 규칙이 적용됩니다. 순서는 규칙 목록에서 드래그하여 바꿀 수 있습니다. 팁: 조건이 여러 개인 특수한 규칙은 위에, 일반적인 규칙은 아래에 두세요.
해당하는 규칙이 없으면 어떻게 되나요?
이 경우 대체 템플릿을 적용할지, 아니면 문서 이름을 지정하지 않고 원래 파일 이름을 유지할지 선택할 수 있습니다.
‘청구서’ 규칙이 ‘청구서번호’나 ‘중간청구서’도 찾나요?
기본적으로는 찾지 않습니다. 전체 단어를 검색하기 때문입니다. ‘청구서’는 ‘전기 청구서’와 일치하지만 ‘청구서를’이나 ‘청구서번호’와는 일치하지 않습니다. ‘단어의 일부도 검색’ 옵션을 선택하면 이런 경우도 포함됩니다. 같은 단어의 여러 표기(예: ‘청구서 번호, 청구서번호, 청구번호’)는 쉼표로 구분하여 입력하기만 하면 됩니다.
단어가 문서의 어디에 있어야 하나요?
항상 문서의 첫 페이지와 마지막 페이지를 검사합니다. 서신, 청구서, 계약서에서는 결정적인 단어가 대부분 그곳에 있습니다. ‘다른 파일로 테스트…’를 사용하면 의도한 문서에서 규칙이 적용되는지 바로 확인할 수 있습니다.
가격, 라이선스, 지원 언어, 시스템 요구 사항에 관한 일반적인 질문은 시작 페이지의 FAQ에서 확인하세요.
OnDevice OCR Pro로 문서를 자동으로 분류하고 이름을 지정하세요.
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