Guias
- Introdução
- Extrair valores do documento
- Ler uma área do documento
- Nomear com IA
- Nomear e classificar arquivos por regras
Crie com facilidade regras que decidem com quais modelos os documentos PDF serão nomeados e em qual pasta serão salvos em seguida.
Você pode baixar o OnDevice OCR Pro gratuitamente na Mac App Store e testar todas as funções. Os arquivos gerados contêm apenas uma marca d’água.
Mostramos aqui como você pode criar com facilidade modelos de nomeação para documentos diferentes com o OnDevice OCR Pro. Esses modelos servem para que os PDFs recebam nomes de arquivo significativos após o reconhecimento de texto.
Como muitas vezes surgem muitos documentos diferentes, que devem ser nomeados individualmente, o mais simples é deixar que o conteúdo do documento decida automaticamente qual modelo será aplicado a qual documento: se você criou um modelo pelo qual sua correspondência deve ser nomeada por padrão – por exemplo, “Remetente & Número do contrato” –, pode criar uma regra que procure automaticamente em todos os documentos processados a palavra-chave “Número do contrato”.
Se durante o reconhecimento de texto (OCR) for identificado um documento ao qual essa regra se aplica, o modelo “Remetente & Número do contrato” é aplicado automaticamente e o arquivo é, opcionalmente, salvo também em uma pasta “Correspondência”.
Uma regra é configurada em poucos minutos.
Demonstramos a criação de uma regra com o exemplo desta carta fictícia.
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Arraste um ou mais documentos para a janela do OnDevice OCR Pro e clique em “Nomear arquivos” → “Nova regra…”.
Com um único arquivo, o botão se chama “Nomear arquivo”.
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Digite no primeiro campo de texto “Número do contrato” (“Contract No.” nas capturas de tela) e clique em seguida no símbolo “+” para adicionar outra condição.
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Escolha “não contém” e digite “Número da fatura” e “Fatura nº”.
Você pode informar grafias diferentes separadas por vírgulas.
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Escolha com qual modelo os arquivos serão nomeados e em qual pasta serão salvos.
Os documentos não precisam necessariamente ser nomeados e classificados. Eles também podem, por exemplo, ser apenas nomeados ou apenas salvos em uma pasta específica.
- O primeiro arquivo na janela é verificado automaticamente. Clicando em “Testar com outro arquivo…”, você pode verificar outros documentos.
- Opcionalmente, dê um nome à regra e clique em “Salvar”.
- Para nomear ou classificar documentos por regras agora, basta escolher “Nomear arquivos” → “Aplicar regras” e clicar em seguida em “Usar”.
Pronto
A partir de agora, todos os arquivos PDF aos quais essa regra se aplica serão nomeados automaticamente com o modelo “Remetente & Número do contrato” e salvos na pasta “Correspondência”. Adicionando outras condições, é possível criar uma regra exclusiva para cada tipo de documento.
As regras podem ser aplicadas em todo o aplicativo: no monitoramento de pastas (Hotfolder), no processamento manual em lote e pelos Atalhos da Apple.
Perguntas frequentes sobre regras
O OnDevice OCR Pro consegue classificar PDFs em pastas automaticamente pelo conteúdo?
Sim. Uma regra pode ser usada para nomear, com um modelo desejado e criado anteriormente, documentos em que o reconhecimento de texto encontra ou não encontra determinadas palavras, e para salvá-los adicionalmente em pastas definidas. Se um documento contiver, por exemplo, a palavra “Fatura”, ele é nomeado automaticamente pelo modelo para faturas e salvo na pasta “Faturas”. Ambos são opcionais: você também pode apenas classificar documentos sem renomeá-los, ou apenas nomeá-los sem movê-los para outra pasta.
O que acontece se várias regras se aplicarem a um documento?
As regras são verificadas de cima para baixo; a primeira regra que se aplica é a que vale. Você altera a ordem na lista de regras simplesmente arrastando. Dica: regras específicas com várias condições em cima, regras gerais embaixo.
O que acontece se nenhuma regra se aplicar?
Você pode decidir se nesse caso será aplicado um modelo alternativo ou se o documento não deve ser nomeado e, portanto, mantém o nome de arquivo original.
A regra “fatura” também encontra “faturamento” ou “faturas”?
Por padrão, não. A busca é por palavras inteiras: “fatura” encontra “fatura do cartão”, mas não dentro de “faturamento” ou “faturas”. Com a opção “Também dentro de palavras”, essas variações também contam. Grafias diferentes para o mesmo termo, como “Número da fatura, Fatura nº, Nº fat.”, você informa simplesmente separadas por vírgulas.
Onde o termo precisa estar no documento?
São verificadas sempre a primeira e a última página de um documento; em correspondências, faturas e contratos, os termos decisivos geralmente estão ali. Com “Testar com outro arquivo…” você vê na hora se uma regra se aplica aos documentos previstos.
Perguntas gerais sobre preço, licença, idiomas e requisitos do sistema são respondidas nas perguntas frequentes da página inicial.
Classifique e nomeie documentos automaticamente – com o OnDevice OCR Pro.
Compatível com o macOS 14.6 e versões posteriores.