OnDevice OCR Pro

Инструкция

Извлечь номер счёта из PDF
и использовать его как имя файла

Инструкции

Именование и сортировка файлов

Как извлечь номер счёта и вставить его в готовое имя файла.

Вы можете бесплатно загрузить OnDevice OCR Pro из Mac App Store и протестировать все функции. Выходные файлы при этом содержат лишь водяной знак.

Чтобы показать автоматическое именование файлов, в этом примере мы используем этот вымышленный счёт.

Способ 1: Предложения из документа

  1. Перетащите один или несколько счетов в окно OnDevice OCR Pro.

  2. Нажмите «Именовать файлы» → «Новый шаблон».

    Если файл один, кнопка называется «Именовать файл». Ваши файлы автоматически служат файлами-примерами.

Хотя снимки экрана на английском языке, приложение полностью доступно на русском.
  1. Удалите элемент «Исходное имя», нажав на «x».

  1. Нажмите на элемент «Свой текст», введите «Счёт» (на снимках экрана – «Invoice») и подтвердите имя клавишей Enter. Затем добавьте «Пробел», нажав на этот элемент.

    В предпросмотре вы уже видите, как будут выглядеть будущие файлы.

  1. Нажмите «Предложения из документа», а затем «Invoice No.» (номер счёта).

    В этом случае OnDevice OCR Pro анализирует выбранный документ, чтобы найти содержащиеся в нём обозначения с соответствующими значениями. Если нужного вам обозначения нет, вы можете ввести его явно и запустить поиск, как описано в способе 2.

  1. Теперь вы видите найденный номер счёта и можете проверить, правильно ли он определён.
  2. Теперь нажмите «Добавить».
  1. Дайте шаблону имя и нажмите «Сохранить».

Готово

Вы создали свой первый индивидуальный шаблон.

Все файлы, которые вы в дальнейшем обработаете с этим шаблоном и в которых есть номер счёта, будут именоваться по образцу «Счёт номер счёта.pdf».

Номер счёта здесь лишь пример изменяющегося значения. Вместо него это может быть номер дела, номер объекта, номер пациента или что-то подобное.

Разумеется, вы можете комбинировать несколько элементов – например, чтобы использовать в имени файла отправителя, номер счёта и сумму.

Поскольку все документы обрабатываются и именуются исключительно локально на вашем Mac, весь процесс абсолютно конфиденциален.

Способ 2: Поиск по собственным ключевым словам

  1. Перетащите один или несколько счетов в окно OnDevice OCR Pro.

  2. Нажмите «Именовать файлы» → «Новый шаблон».

    Если файл один, кнопка называется «Именовать файл». Ваши файлы автоматически служат файлами-примерами.

  1. Удалите элемент «Исходное имя», нажав на «x».

    Исходное имя = первоначальное имя файла до именования.

  1. Нажмите на элемент «Свой текст», введите «Счёт» (на снимках экрана – «Invoice») и подтвердите имя клавишей Enter. Затем добавьте «Пробел», нажав на этот элемент.

    Свой текст = выбранное вами фиксированное имя, которое получают все файлы с этим шаблоном, например «Счёт».

  2. Нажмите «Значение из документа».

  1. Теперь введите через запятую все варианты написания номера счёта (например, «Номер счёта, Счёт №»), которые встречаются в ваших счетах.

    Благодаря нескольким вариантам написания считывание работает и на разных документах.

    При желании вы можете указать положение и длину значения.

  2. Подтвердите ввод клавишей Enter.

  1. Теперь в предпросмотре вы видите, как выбранный документ будет назван после обработки.

    Все файлы, которые вы в дальнейшем обработаете с этим шаблоном и в тексте которых есть номер счёта, будут именоваться по образцу «Счёт номер счёта.pdf».

  2. Теперь дайте шаблону имя и нажмите «Сохранить».

Готово

Ваш шаблон готов к использованию. При каждой обработке документов – через мониторинг папок, в окне обработки или через Быстрые команды Apple – вы теперь можете выбирать его для именования.

Извлекайте номера счетов автоматически – с OnDevice OCR Pro.

Загрузите в Mac App Store

Совместимо с macOS 14.6 или новее.