Инструкции
Именование и сортировка файлов
- Введение
- Чтение значений из документа
- Чтение области документа
- Именование и сортировка файлов по правилам
Легко создавайте правила, которые определяют, по каким шаблонам именовать PDF-документы и в какую папку затем их сохранять.
Вы можете бесплатно загрузить OnDevice OCR Pro из Mac App Store и протестировать все функции. Выходные файлы при этом содержат лишь водяной знак.
Здесь мы показали, как с помощью OnDevice OCR Pro легко создавать шаблоны именования для разных документов. Эти шаблоны нужны для того, чтобы PDF после распознавания текста получали осмысленные имена файлов.
Поскольку часто накапливается много разных документов, каждый из которых нужно именовать по-своему, проще всего, если по содержимому документа автоматически определяется, какой шаблон к какому документу применить: если вы создали шаблон, по которому по умолчанию должна именоваться ваша корреспонденция, – например, «Отправитель & Номер договора», – вы можете создать правило, которое автоматически ищет во всех обрабатываемых документах ключевое слово «Номер договора».
Если во время распознавания текста (OCR) обнаружен документ, к которому подходит это правило, автоматически применяется шаблон «Отправитель & Номер договора», а файл при желании дополнительно сохраняется в папку «Корреспонденция».
Правило настраивается за несколько минут.
Создание правила мы покажем на примере этого вымышленного письма.
-
Перетащите один или несколько документов в окно OnDevice OCR Pro и нажмите «Именовать файлы» → «Новое правило…».
Если файл один, кнопка называется «Именовать файл».
-
Введите в первое текстовое поле «Номер договора» (на снимках экрана – «Contract No.») и затем нажмите на символ «+», чтобы добавить ещё одно условие.
-
Выберите «нет» и введите «Номер счёта» и «Счёт №».
Разные варианты написания можно вводить через запятую.
-
Выберите, по какому шаблону именовать файлы и в какую папку их сохранять.
Документы не обязательно и именовать, и сортировать. Их можно, например, только именовать или только сохранять в определённую папку.
- Первый файл в окне проверяется автоматически. Нажав «Проверить на другом файле…», вы можете проверить другие документы.
- При желании дайте правилу имя и нажмите «Сохранить».
- Чтобы теперь именовать или сортировать документы по правилам, просто выберите «Именовать файлы» → «Применять правила» и затем нажмите «Использовать».
Готово
С этого момента все PDF-файлы, к которым подходит это правило, автоматически именуются по шаблону «Отправитель & Номер договора» и сохраняются в папку «Корреспонденция». Добавляя другие условия, можно создать уникальное правило для каждого вида документов.
Правила можно применять во всём приложении: при мониторинге папок (hotfolder), при ручной пакетной обработке и через Быстрые команды Apple.
Частые вопросы о правилах
Может ли OnDevice OCR Pro автоматически сортировать PDF по папкам на основе содержимого?
Да. Правило можно использовать, чтобы документы, в которых распознавание текста находит или не находит определённые слова, именовались по нужному, заранее созданному шаблону и дополнительно сохранялись в заданные папки. Если документ содержит, например, слово «Счёт», он автоматически именуется по шаблону для счетов и сохраняется в папку «Счета». И то и другое необязательно: вы можете только сортировать документы, не переименовывая их, или только именовать, не перемещая в другую папку.
Что происходит, если к документу подходят несколько правил?
Правила проверяются сверху вниз; действует первое подходящее правило. Порядок меняется в списке правил простым перетаскиванием. Совет: специальные правила с несколькими условиями – вверх, общие правила – вниз.
Что происходит, если ни одно правило не подходит?
Вы можете решить, применяется ли в этом случае запасной шаблон или документ не именуется и, соответственно, сохраняет исходное имя файла.
Найдёт ли правило «счёт» также «счётчик» или «подсчёт»?
По умолчанию нет. Поиск ведётся по целым словам: «счёт» найдётся в слове «счёт-фактура», но не в слове «счётчик». С параметром «Также внутри слов» такие слова тоже учитываются. Разные варианты написания одного термина, например «Номер счёта, Счёт №, Сч. №», просто введите через запятую.
Где в документе должно находиться ключевое слово?
Всегда проверяются первая и последняя страницы документа; в корреспонденции, счетах и договорах ключевые слова, как правило, находятся именно там. С помощью «Проверить на другом файле…» вы сразу увидите, подходит ли правило к нужным документам.
На общие вопросы о цене, лицензии, языках и системных требованиях отвечает раздел FAQ на главной странице.
Сортируйте и именуйте документы автоматически – с OnDevice OCR Pro.
Совместимо с macOS 14.6 или новее.