Kılavuzlar
Dosyaları adlandırma ve klasörlere ayırma
- Giriş
- Belgeden değer okuma
- Belgede alan okuma
- Dosyaları kurallara göre adlandırma ve klasörlere ayırma
PDF belgelerinin hangi şablonlarla adlandırılacağına ve ardından hangi klasöre kaydedileceğine karar veren kuralları kolayca oluşturun.
OnDevice OCR Pro’yu Mac App Store’dan ücretsiz indirip tüm özellikleri deneyebilirsiniz. Çıktı dosyalarında yalnızca bir filigran bulunur.
OnDevice OCR Pro ile farklı belgeler için adlandırma şablonlarını nasıl kolayca oluşturabileceğinizi burada gösterdik. Bu şablonlar, PDF’lerin metin tanımadan sonra anlamlı dosya adları almasını sağlar.
Çoğu zaman hepsi ayrı ayrı adlandırılması gereken çok sayıda farklı belge biriktiğinden, en kolayı hangi şablonun hangi belgeye uygulanacağına belge içeriğine göre otomatik olarak karar verilmesidir: Yazışmalarınızın varsayılan olarak adlandırılacağı bir şablon oluşturduysanız – örn. “Gönderen & Sözleşme numarası” –, işlenen tüm belgelerde otomatik olarak “Sözleşme numarası” anahtar sözcüğünü arayan bir kural oluşturabilirsiniz.
Metin tanıma (OCR) sırasında bu kurala uyan bir belge tanınırsa “Gönderen & Sözleşme numarası” şablonu otomatik olarak uygulanır ve dosya isteğe bağlı olarak ayrıca “Yazışmalar” klasörüne kaydedilir.
Bir kural birkaç dakikada kurulur.
Kural oluşturmayı bu hayali yazı örneğinde gösteriyoruz.
-
Bir veya daha fazla belgeyi OnDevice OCR Pro penceresine sürükleyin ve “Dosyaları adlandır” → “Yeni Kural…” seçeneğine tıklayın.
Tek bir dosyada düğmenin adı “Dosyayı adlandır” olur.
-
İlk metin alanına “Sözleşme numarası” yazın (ekran görüntülerinde “Contract No.”) ve ardından başka bir koşul eklemek için “+” simgesine tıklayın.
-
“yok” seçeneğini seçin ve “Fatura numarası” ile “Fatura no.” yazın.
Farklı yazımları virgülle ayırarak girebilirsiniz.
-
Dosyaların hangi şablonla adlandırılacağını ve hangi klasöre kaydedileceğini seçin.
Belgelerin mutlaka hem adlandırılması hem de klasörlere ayrılması gerekmez. Örneğin yalnızca adlandırılabilir ya da yalnızca belirli bir klasöre kaydedilebilirler.
- Penceredeki ilk dosya otomatik olarak denetlenir. “Başka dosyayla sına…” seçeneğine tıklayarak başka belgeleri de denetleyebilirsiniz.
- İsteğe bağlı olarak kurala bir ad verin ve “Kaydet” düğmesine tıklayın.
- Belgeleri artık kurallara göre adlandırmak veya klasörlere ayırmak için “Dosyaları adlandır” → “Kuralları Uygula” seçeneğini seçin ve ardından “Kullan” düğmesine tıklayın.
Bitti
Bundan böyle bu kurala uyan tüm PDF dosyaları otomatik olarak “Gönderen & Sözleşme numarası” şablonuyla adlandırılır ve “Yazışmalar” klasörüne kaydedilir. Başka koşullar ekleyerek her belge türü için benzersiz bir kural oluşturulabilir.
Kurallar uygulamanın her yerinde uygulanabilir: klasör izlemede (hotfolder), elle toplu işlemede ve Apple Kestirmeleri üzerinden.
Kurallar hakkında sık sorulan sorular
OnDevice OCR Pro PDF’leri içeriğe göre otomatik olarak klasörlere ayırabilir mi?
Evet. Bir kural, metin tanımanın belirli sözcükleri bulduğu veya bulmadığı belgeleri istenen, önceden oluşturulmuş bir şablonla adlandırmak ve ayrıca belirlenen klasörlere kaydetmek için kullanılabilir. Bir belge örneğin “Fatura” sözcüğünü içeriyorsa otomatik olarak faturalar için hazırlanmış şablona göre adlandırılır ve “Faturalar” klasörüne kaydedilir. Her ikisi de isteğe bağlıdır: Belgeleri yeniden adlandırmadan yalnızca klasörlere ayırabilir ya da başka bir klasöre taşımadan yalnızca adlandırabilirsiniz.
Bir belgeye birden fazla kural uyarsa ne olur?
Kurallar yukarıdan aşağıya denetlenir; uyan ilk kural geçerli olur. Sırayı kural listesinde sürükleyerek kolayca değiştirebilirsiniz. İpucu: Birden fazla koşulu olan özel kuralları yukarıya, genel kuralları aşağıya koyun.
Hiçbir kural uymazsa ne olur?
Bu durumda yedek bir şablonun geçerli olmasına ya da belgenin adlandırılmayıp özgün dosya adını korumasına siz karar verebilirsiniz.
“Fatura” kuralı “faturalandırma” veya “faturalar” ile de eşleşir mi?
Varsayılan olarak hayır. Tam sözcükler aranır: “fatura”, “e-fatura” ile eşleşir ancak “faturalandırma” ile eşleşmez. “Sözcük içinde de ara” seçeneğiyle bu tür birleşik biçimler de eşleşmeye dâhil edilir. Aynı kavramın farklı yazımlarını, örneğin “Fatura numarası, Fatura no., Ft. no.”, virgülle ayırarak girmeniz yeterlidir.
Kavram belgede nerede bulunmalı?
Her zaman bir belgenin ilk ve son sayfası denetlenir; yazışmalarda, faturalarda ve sözleşmelerde belirleyici kavramlar genellikle oradadır. “Başka dosyayla sına…” ile bir kuralın öngörülen belgelere uyup uymadığını hemen görürsünüz.
Fiyat, lisans, diller ve sistem gereksinimleri hakkındaki genel sorular ana sayfadaki SSS bölümünde yanıtlanmaktadır.
Belgeleri otomatik olarak klasörlere ayırın ve adlandırın – OnDevice OCR Pro ile.
macOS 14.6 ve daha yenisiyle uyumludur.