OCR-Ordnerüberwachung (Hotfolder) für Mac & NAS (Synology / SMB) einrichten
Wie Sie in wenigen Schritten lokale Ordner auf Ihrem Mac oder im Netzwerk überwachen und neue Dokumente Ihres Netzwerkscanners (Bilder wie JPGs, PNGs oder TIFFs oder PDFs) automatisch und im Hintergrund verarbeiten lassen.
- Stellen Sie sicher, dass OnDevice OCR Business installiert und geöffnet ist.
- Gehen Sie links in der Seitenleiste auf „Ordnerüberwachung“ → „Ordner hinzufügen“.
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Wählen Sie im ersten Schritt den zu überwachenden Ordner aus.
Dieser kann sich sowohl auf einem NAS, in der iCloud, auf einem angeschlossenen Datenträger oder lokal auf Ihrem Mac befinden.
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Wählen Sie im nächsten Schritt optional den Ausgabeordner aus, in dem die fertigen PDFs gespeichert werden sollen.
Wenn Sie keinen Ausgabeordner auswählen, werden die fertigen PDFs im Eingangsordner gespeichert. Hat das Original denselben Namen, etwa bei PDFs, erhält die fertige Datei die Endung _ocr, um die Originaldatei nicht zu überschreiben.
Sie können die in ihren Grundzügen fertig eingerichtete Ordnerüberwachung (den Hotfolder) nun weiter konfigurieren. Mehr dazu im nächsten Abschnitt Ordnerüberwachung konfigurieren.
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Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und bestätigen Sie die Freigabe der ausgewählten Ordner.
Diese Berechtigungen sind notwendig, damit die App auf Ihrem Dateisystem Dokumente lesen und speichern darf.
Fertig
Damit ist die Einrichtung der Ordnerüberwachung abgeschlossen. Sie können OnDevice OCR Business jetzt komplett schließen. Der Hintergrunddienst bleibt in der Menüleiste aktiv und läuft auch nach einem Neustart Ihres Macs weiter.
Ordnerüberwachung konfigurieren#
Jeder eingerichtete Hotfolder lässt sich individuell konfigurieren. Die folgende Übersicht gibt einen kurzen Überblick zu den einzelnen Optionen. Ausführliche Erklärungen zu erweiterten Optionen wie „Dateien benennen“ und „Dateien sortieren“ finden Sie auf den jeweiligen Unterseiten.
| Einstellung | Ab Werk | Wirkung |
|---|---|---|
| OCR-Sprache | Automatisch | Legen Sie fest, welche Sprachen OnDevice OCR Business erkennen soll. „Automatisch“ erkennt die meisten westlichen Sprachen mit lateinischem Alphabet (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch etc.) und ist voreingestellt. |
| Trennseiten erkennen | an | Größere Dokumentenstapel werden per QR-Trennblatt automatisch in einzelne Dokumente aufgeteilt. Sie können beliebig viele Trennblätter zwischen den Stapel legen und ihn so in beliebig viele PDFs aufteilen. Klicken Sie dazu einfach auf den Knopf „Trennseite erstellen …“ und drucken Sie das Trennblatt mit QR-Code aus. |
| Originale archivieren | aus | Nach der erfolgreichen Verarbeitung werden die Original-Dokumente automatisch in einen Unterordner des Eingangsordners mit dem Namen „Archivierte Originale“ verschoben und je nach Einstellung entweder nach Kalenderwoche oder Monat gespeichert. |
| Dateien benennen | aus | Mit der Dateien-benennen-Funktion werden Ihre Dokumente automatisch nach Vorlagen, Inhalt oder Regeln benannt. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier. |
| Dateien sortieren | aus | Mit der Dateien-sortieren-Funktion können Sie die fertigen Dateien je nach Dokumenteninhalt in einem festgelegten Ordner speichern lassen. Dokumente, die das Wort „Rechnung“ enthalten, können so bspw. in einem Unterordner „Rechnungen“ gespeichert werden. |
| Lesbarkeit verbessern | aus | Scans werden durch höheren Kontrast, optimierte Helligkeit und Schattenreduktion optisch aufgewertet. |
| PDF/A-2b erstellen | aus | Die PDF-Dateien werden für die Langzeitarchivierung ISO-konform im Format PDF/A-2b gespeichert. |
| Finder-Tags hinzufügen | aus | Die PDFs werden anschließend mit den eingestellten Finder-Tags versehen. Mehrere Tags lassen sich mit Kommas trennen. |
| PDF-Qualität | Ausgewogen | Legen Sie fest, wie stark die fertigen PDFs komprimiert werden sollen. „Ausgewogen“ ist voreingestellt und bietet einen guten Kompromiss aus Qualität und Dateigröße. |
| Intelligente Ausrichtung | an | OnDevice OCR Business erkennt die Textrichtung von eingescannten Dokumenten. Gedrehte Dokumente werden so erkannt und automatisch richtig herum gedreht, unabhängig davon, ob die Dokumente im Quer- oder Hochformat geschrieben sind. |
| Schräglage korrigieren | aus | Leicht schief eingescannte Dokumente (0,5–7 Grad) werden automatisch gerade ausgerichtet. |
| Durchsuchbare PDFs überspringen | an | „Digitale“ (Vektor-)PDFs, wie per E-Mail erhaltene Rechnungen, die bereits durchsuchbar sind, werden erkannt und übersprungen. |
| Vorhandene Finder-Tags behalten | an | Die Finder-Tags der Originaldateien werden – sofern vorhanden – übernommen. |
| Scan-Intervall | 5 Sekunden | Legt fest, wie oft der Ordner nach neuen Dokumenten durchsucht wird. |