Extraire le numéro de facture et d’autres valeurs pour nommer les fichiers
Comment extraire le numéro de facture et l’insérer dans le nom de fichier final.
Pour illustrer le nommage automatique des fichiers, nous utilisons dans cet exemple cette facture fictive.
Option 1 : utiliser les suggestions du document#
- Ouvrez OnDevice OCR Business et cliquez sur « Nommer les fichiers » → « Nouveau modèle ».
- Cliquez sur « Tester avec des fichiers d’exemple » et sélectionnez une ou plusieurs factures.
- Supprimez l’élément « Nom d’origine » en cliquant sur le « x ».
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Cliquez sur l’élément « Texte personnalisé », saisissez « Facture » (« Invoice » sur les captures d’écran) et validez le nom avec la touche Entrée. Ajoutez ensuite un élément « Espace » en cliquant dessus.
L’aperçu vous montre déjà à quoi ressembleront les futurs fichiers.
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Cliquez sur « Suggestions du document », puis sur « Invoice No. » (le numéro de facture).
OnDevice OCR Business analyse alors le document sélectionné pour y trouver les termes présents avec leur valeur. Si le terme que vous recherchez n’y figure pas, vous pouvez le saisir explicitement comme décrit dans l’option 2 et le faire rechercher.
- Vous voyez maintenant le numéro de facture trouvé et pouvez vérifier qu’il a été correctement détecté.
- Cliquez ensuite sur « Ajouter ».
- Donnez un nom au modèle et cliquez sur « Enregistrer ».
Terminé
Vous venez de créer votre premier modèle personnalisé.
Tous les fichiers que vous traiterez à l’avenir avec ce modèle et qui comportent un numéro de facture seront nommés selon le schéma « Facture numéro de facture.pdf ».
Le numéro de facture sert ici d’exemple de valeur variable. Il pourrait tout aussi bien s’agir d’une référence de dossier, d’un numéro de bien, d’un numéro de patient ou d’une valeur similaire.
Vous pouvez bien sûr combiner plusieurs éléments – par exemple pour utiliser l’expéditeur, le numéro de facture et le montant dans le nom de fichier.
Comme tous les documents sont traités et nommés exclusivement en local sur votre Mac, l’ensemble du processus reste strictement confidentiel.
Option 2 : rechercher vos propres termes#
- Ouvrez OnDevice OCR Business et cliquez sur « Nommer les fichiers » → « Nouveau modèle ».
- Cliquez sur « Tester avec des fichiers d’exemple » et sélectionnez une ou plusieurs factures.
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Supprimez l’élément « Nom d’origine » en cliquant sur le « x ».
Nom d’origine = le nom de fichier initial, avant le nommage.
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Cliquez sur l’élément « Texte personnalisé », saisissez « Facture » (« Invoice » sur les captures d’écran) et validez le nom avec la touche Entrée. Ajoutez ensuite un élément « Espace » en cliquant dessus.
Texte personnalisé = un nom fixe de votre choix que reçoivent tous les fichiers traités avec ce modèle, p. ex. « Facture ».
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Cliquez sur « Valeur du document ».
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Saisissez maintenant toutes les graphies du numéro de facture qui figurent dans vos factures (p. ex. « Numéro de facture, N° de facture, Facture n° »), séparées par des virgules.
En indiquant plusieurs graphies, l’extraction fonctionne aussi sur des documents différents.
Vous pouvez indiquer, si vous le souhaitez, la position et la longueur de la valeur.
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Validez la saisie avec la touche Entrée.
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L’aperçu vous montre maintenant comment le document sélectionné serait nommé après traitement.
Tous les fichiers que vous traiterez à l’avenir avec ce modèle et dont le texte comporte un numéro de facture seront nommés selon le schéma « Facture numéro de facture.pdf ».
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Donnez maintenant un nom au modèle et cliquez sur « Enregistrer ».
Terminé
Votre modèle est désormais prêt à l’emploi. À chaque traitement de documents – via un dossier surveillé, dans la fenêtre de traitement ou par les raccourcis Apple – vous pouvez maintenant le sélectionner pour le nommage.