在​Mac​上​创建符合PDF/A-2b​标准​的​文档：​长期​归档​指南

凡是​以​电子​方式​保存​发票、​合同​或​业务​单据​的​企业，​都​必须​遵守​相关​的​法定​保存​要求。

您​可以​从Mac App Store免费下载OnDevice OCR Business​并​试用​全部​功能。​唯一​的​限制​是​输出​文件​带有​水印。

在​许多​行业​中，​长期​归档​都​要求​或​建议​使用​一种​标准化​格式：​PDF/A​（通常​为​PDF/A-2b）。

实际​中​的​问题​在于：​普通扫描件、​用​手机​拍摄​的​单据​照片​或​简单​导出​的​PDF往往​只是​纯图像​文档。​它们​要么​缺少​可​搜索​的​文本​层，​要么​不​符合ISO​对​长期​视觉​一致性​的​要求​——例如​所用​字体​未​嵌入，​或透明度​定义​不​完整。​如果​将​此类​文件​原样​归档，​在​审计、​税务​稽查​或​行政程序​中​就​可能​被​认定​存在​形式​缺陷。

好​在​创建​PDF/A文档​并​不难。​您​既​可以​通过​批量​处理​手动​转换，​也​可以​借助​监控文件夹​让​新扫描件​在​后台​自动​处理。​下面​为​您​介绍​这​两种​方式。

手动​处理#

1. 下载​并​安装OnDevice OCR Business。

2. 打开​应用，​将​整批​文档​拖放到​窗口​中，​或​点按​“选取文件…”​进行​选择。

   PDF、​JPG、​PNG、​HEIC​和​TIFF​文件​均​可​转换​为​PDF/A-2b。

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虽然​截图​显示​的​是​英文界面，​但​应用​已​完整​提供​简体中文版。

3. 现在​开启​“创建PDF/A”​功能，​然后​通过​“选择​输出文件夹”​选取​用于​保存PDF/A​成品​文件​的​文件夹。
4. 最后，​点按​“开始​OCR”​启动​文字识别​和​转换。

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完成

您​的​文档​现已​按​符合ISO​标准​的​PDF/A-2b格式​保存。

自动​对​扫描件​进行​OCR​处理​并​保存为​PDF/A#

1. 打开OnDevice OCR Business。​在​左侧​边​栏​中​依次​选择​“监控文件夹”→“添加文件夹”。

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2. 第一步，​选择​扫描仪​存放​文档​的​文件夹。

   该​文件夹​可以​位于​NAS、​iCloud、​已​连接​的​驱动器​上，​也​可以​在​Mac本​机上。

3. 下​一步，​可​选择​一个​输出文件夹，​用于​保存​处理​后​生成​的​可搜索PDF/A-2b​文件。

4. 在​设置​中​开启​“创建PDF/A-2b”​功能，​然后​点按​“添加”。

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完成

现在​您​可以​完全​退出OnDevice OCR Business。​从此以后，​后台服务​会​持续​监控扫描仪​的​文件夹，​一旦​检测​到​新​文档，​就​会​立即​进行​OCR​处理​并​保存为​可​搜索​的​PDF/A​文件。

在​这里​了解​如何​借助​“命名​文件”​和​“归类​文件”​功能，​根据​识别出​的​文本​内容​用​模板​为​文档​自动​逐一​命名，​并​直接​存入​相应​的​文件夹。

借助​“识别分隔页”​功能，​您​还​可以​一次性​处理​大批​互不​相关​的​文档。