OnDevice OCR Pro
Guía
Clasificar automáticamente los PDF en carpetas
y renombrarlos según su contenido
Guías
- Introducción
- Leer valores del documento
- Leer un área del documento
- Nombrar con IA
- Nombrar y clasificar archivos según reglas
Crea de forma muy sencilla reglas que decidan con qué plantillas se asigna nombre a los documentos PDF y en qué carpeta se guardan a continuación.
Puedes descargar OnDevice OCR Pro gratis desde el Mac App Store y probar todas las funciones. La única limitación es una marca de agua en los archivos generados.
Aquí te hemos mostrado cómo crear de forma muy sencilla plantillas de nombres para distintos documentos con OnDevice OCR Pro. Estas plantillas sirven para dar a los PDF nombres de archivo descriptivos tras el reconocimiento de texto.
Como a menudo se acumulan muchos documentos distintos que deben nombrarse de forma individual, lo más sencillo es que, a partir del contenido del documento, se decida automáticamente qué plantilla se aplica a cada documento: si has creado una plantilla con la que debe nombrarse de forma predeterminada tu correspondencia, p. ej. «Remitente y número de contrato», puedes crear una regla que busque automáticamente la palabra clave «Número de contrato» en todos los documentos procesados.
Si durante el reconocimiento de texto (OCR) se detecta un documento que cumple esta regla, se aplica automáticamente la plantilla «Remitente y número de contrato» y, opcionalmente, el archivo se guarda además en una carpeta «Correspondencia».
Una regla se configura en pocos minutos.
Te mostramos la creación de una regla con el ejemplo de esta carta ficticia.
-
Arrastra uno o varios documentos a la ventana de OnDevice OCR Pro y haz clic en «Nombrar archivos» → «Nueva regla…».
Con un solo archivo, el interruptor se llama «Nombrar archivo».
-
Escribe «Número de contrato» en el primer campo de texto y, a continuación, haz clic en el símbolo «+» para añadir otra condición.
-
Elige «no contiene» e introduce «Número de factura» y «N.º de factura».
Puedes introducir distintas grafías separadas por comas.
-
Elige con qué plantilla deben nombrarse los archivos y en qué carpeta deben guardarse.
No es obligatorio que los documentos se nombren y se clasifiquen. Por ejemplo, también pueden solo nombrarse o solo guardarse en una carpeta determinada.
- El primer archivo de la ventana se comprueba automáticamente. Haciendo clic en «Probar con otro archivo…» puedes comprobar más documentos.
- Opcionalmente, dale un nombre a la regla y haz clic en «Guardar».
- Para nombrar o clasificar ahora los documentos según reglas, simplemente elige «Nombrar archivos» → «Aplicar reglas» y, a continuación, haz clic en «Usar».
Listo
A partir de ahora, todos los archivos PDF que cumplan esta regla se nombrarán automáticamente con la plantilla «Remitente y número de contrato» y se guardarán en la carpeta «Correspondencia». Al añadir más condiciones, se puede crear una regla única para cada tipo de documento.
Las reglas pueden aplicarse en toda la app: en la supervisión de carpetas (hotfolder), en el procesamiento por lotes manual y mediante Atajos de Apple.
Preguntas frecuentes sobre las reglas
¿Puede OnDevice OCR Pro clasificar automáticamente los PDF en carpetas según su contenido?
Sí. Una regla puede usarse para que los documentos en los que el reconocimiento de texto encuentra, o no encuentra, determinadas palabras se nombren con la plantilla deseada, creada previamente, y además se guarden en las carpetas establecidas. Si un documento contiene, p. ej., la palabra «Factura», se nombra automáticamente según la plantilla para facturas y se guarda en la carpeta «Facturas». Ambas cosas son opcionales: también puedes solo clasificar los documentos sin renombrarlos, o solo nombrarlos sin moverlos a otra carpeta.
¿Qué ocurre si varias reglas se cumplen en un documento?
Las reglas se comprueban de arriba abajo; se aplica la primera regla que se cumple. El orden se cambia simplemente arrastrando en la lista de reglas. Consejo: las reglas específicas con varias condiciones, arriba; las reglas generales, abajo.
¿Qué ocurre si no se cumple ninguna regla?
Puedes decidir si en ese caso se aplica una plantilla alternativa o si el documento no debe nombrarse y, por tanto, conserva el nombre de archivo original.
¿La regla «Factura» encuentra también «Facturas» o «Prefactura»?
Por defecto, no. Se buscan palabras completas: «Factura» encuentra «Número de factura», pero no «Facturas» ni «Prefactura». Con la opción «También dentro de palabras» cuentan también estas formas derivadas y compuestas. Las distintas grafías de un mismo término, como «Número de factura, N.º de factura, Fact. n.º», simplemente se introducen separadas por comas.
¿Dónde tiene que aparecer el término en el documento?
Siempre se comprueban la primera y la última página de un documento; en la correspondencia, las facturas y los contratos, los términos decisivos suelen estar ahí. Con «Probar con otro archivo…» ves de inmediato si una regla se cumple con los documentos previstos.
Las preguntas generales sobre precio, licencia, idiomas y requisitos del sistema se responden en las preguntas frecuentes de la página de inicio.
Clasifica y nombra documentos automáticamente con OnDevice OCR Pro.
Compatible con macOS 14.6 y versiones posteriores.