OnDevice OCR Pro

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Classer automatiquement les PDF dans des dossiers
et les renommer selon leur contenu

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Nommer et classer les fichiers

Créez en toute simplicité des règles qui déterminent selon quels modèles les documents PDF sont nommés et dans quel dossier ils sont ensuite enregistrés.

Vous pouvez télécharger gratuitement OnDevice OCR Pro sur le Mac App Store et tester toutes les fonctionnalités. La seule restriction : un filigrane sur les fichiers générés.

Nous vous avons montré ici comment créer en toute simplicité des modèles de nommage pour différents documents avec OnDevice OCR Pro. Ces modèles servent à donner aux PDF des noms de fichier pertinents après la reconnaissance de texte.

Comme de nombreux documents différents s’accumulent souvent et doivent tous être nommés individuellement, le plus simple est de laisser le contenu du document décider automatiquement quel modèle est appliqué à quel document : si vous avez créé un modèle selon lequel votre correspondance doit être nommée par défaut – p. ex. « Expéditeur & Numéro de contrat » –, vous pouvez créer une règle qui recherche automatiquement le mot-clé « Numéro de contrat » dans tous les documents traités.

Si, pendant la reconnaissance de texte (OCR), un document correspondant à cette règle est détecté, le modèle « Expéditeur & Numéro de contrat » est appliqué automatiquement et le fichier est, en option, également enregistré dans un dossier « Correspondance ».

Une règle se configure en quelques minutes.

Nous vous montrons la création d’une règle en prenant l’exemple de ce courrier fictif.

  1. Faites glisser un ou plusieurs documents dans la fenêtre d’OnDevice OCR Pro et cliquez sur « Nommer les fichiers » → « Nouvelle règle… ».

    Pour un seul fichier, le commutateur s’appelle « Nommer le fichier ».

Bien que les captures d’écran soient en anglais, l’app est entièrement disponible en français.

  1. Saisissez « Numéro de contrat » dans le premier champ de texte, puis cliquez sur le symbole « + » pour ajouter une autre condition.

  2. Choisissez « ne contient pas » et saisissez « Numéro de facture » et « N° de facture ».

    Vous pouvez saisir différentes graphies en les séparant par des virgules.

  3. Choisissez avec quel modèle les fichiers doivent être nommés et dans quel dossier ils doivent être enregistrés.

    Les documents ne doivent pas obligatoirement être nommés et classés. Ils peuvent, par exemple, être seulement nommés ou seulement enregistrés dans un dossier donné.

  1. Le premier fichier de la fenêtre est vérifié automatiquement. En cliquant sur « Tester avec un autre fichier… », vous pouvez vérifier d’autres documents.
  2. Donnez, si vous le souhaitez, un nom à la règle et cliquez sur « Enregistrer ».
  1. Pour nommer ou classer dès maintenant les documents selon des règles, choisissez simplement « Nommer les fichiers » → « Appliquer les règles », puis cliquez sur « Utiliser ».

Terminé

Désormais, tous les fichiers PDF correspondant à cette règle sont automatiquement nommés avec le modèle « Expéditeur & Numéro de contrat » et enregistrés dans le dossier « Correspondance ». En ajoutant d’autres conditions, vous pouvez créer une règle propre à chaque type de document.

Les règles peuvent être appliquées dans toute l’app : dans la surveillance des dossiers (hotfolder), dans le traitement manuel par lots et via les raccourcis Apple.

Questions fréquentes sur les règles

OnDevice OCR Pro peut-il classer automatiquement les PDF dans des dossiers selon leur contenu ?

Oui. Une règle permet de nommer, avec un modèle de votre choix créé au préalable, les documents dans lesquels la reconnaissance de texte trouve ou ne trouve pas certains mots, et de les enregistrer en plus dans des dossiers définis. Si un document contient p. ex. le mot « Facture », il est automatiquement nommé selon le modèle pour les factures et enregistré dans le dossier « Factures ». Ces deux actions sont facultatives : vous pouvez aussi seulement classer les documents sans les renommer, ou seulement les nommer sans les déplacer dans un autre dossier.

Que se passe-t-il si plusieurs règles s’appliquent à un document ?

Les règles sont vérifiées de haut en bas ; la première règle qui correspond s’applique. Vous modifiez l’ordre dans la liste des règles simplement par glisser-déposer. Conseil : placez les règles spécifiques comportant plusieurs conditions en haut, et les règles générales en bas.

Que se passe-t-il si aucune règle ne correspond ?

Vous pouvez décider si un modèle de repli s’applique alors, ou si le document ne doit pas être nommé dans ce cas et conserve donc son nom de fichier d’origine.

La règle « Facture » trouve-t-elle aussi « Factures » ou « Préfacture » ?

Non, pas par défaut. La recherche porte sur des mots entiers : « Facture » trouve « Numéro de facture » et « Facture d’acompte », mais pas « Factures » ni « Préfacture ». Avec l’option « Aussi à l’intérieur d’un mot », ces formes dérivées comptent aussi. Vous saisissez simplement les différentes graphies d’un même terme, comme « Numéro de facture, N° de facture, Fact. n° », en les séparant par des virgules.

Où le terme doit-il se trouver dans le document ?

La première et la dernière page d’un document sont toujours vérifiées ; dans la correspondance, les factures et les contrats, les termes déterminants s’y trouvent en règle générale. Avec « Tester avec un autre fichier… », vous voyez immédiatement si une règle s’applique aux documents prévus.

Les questions générales sur le prix, la licence, les langues et la configuration requise sont traitées dans la FAQ de la page d’accueil.

Classez et nommez vos documents automatiquement – avec OnDevice OCR Pro.

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