請求書番号を読み取り、完成したファイル名に組み込む方法です。
OnDevice OCR ProはMac App Storeから無料でダウンロードでき、すべての機能を試せます。出力ファイルに透かしが入るだけです。
自動のファイル名付けを実演するため、この例ではこの架空の請求書を使います。
方法1:書類からの候補
- 1つまたは複数の請求書をOnDevice OCR Proのウインドウにドラッグします。
-
「ファイル名を付ける」→「新規テンプレート」をクリックします。
ファイルが1つだけの場合も、スイッチの名前は「ファイル名を付ける」のままです。ご自身のファイルが自動的にサンプルファイルになります。
- 「x」をクリックして要素「元のファイル名」を取り除きます。
-
要素「独自のテキスト」をクリックし、「請求書」(スクリーンショットでは「Invoice」)と入力して、Enterキーで名前を確定します。続けて、要素「スペース」をクリックして追加します。
プレビューには、今後のファイルがどのような名前になるかがすでに表示されています。
-
「書類からの候補」をクリックし、続いて「Invoice No.」(請求書番号)をクリックします。
この場合、OnDevice OCR Proは選択した書類を分析し、含まれている語句とそれに対応する値を探します。探している語句が含まれていない場合は、方法2で説明するように、語句を明示的に入力して検索させることができます。
- 見つかった請求書番号が表示されるので、正しく見つかったかを確認できます。
- 続いて「追加」をクリックします。
- テンプレートに名前を付けて「保存」をクリックします。
完了
これで最初のオリジナルテンプレートができました。
今後このテンプレートで処理するファイルのうち、請求書番号があるものはすべて「請求書 請求書番号.pdf」のパターンで名前が付きます。
ここでの請求書番号は、変化する値の一例です。代わりに整理番号、物件番号、患者番号などでも構いません。
もちろん複数の要素を組み合わせることもできます。たとえば差出人、請求書番号、金額をファイル名に使うといった具合です。
すべての書類はMac上だけで処理・命名されるため、プロセス全体が完全に機密のまま保たれます。
方法2:独自の語句を検索する
- 1つまたは複数の請求書をOnDevice OCR Proのウインドウにドラッグします。
-
「ファイル名を付ける」→「新規テンプレート」をクリックします。
ファイルが1つだけの場合も、スイッチの名前は「ファイル名を付ける」のままです。ご自身のファイルが自動的にサンプルファイルになります。
-
「x」をクリックして要素「元のファイル名」を取り除きます。
元のファイル名 = 名前を付ける前の、もとのファイル名。
-
要素「独自のテキスト」をクリックし、「請求書」(スクリーンショットでは「Invoice」)と入力して、Enterキーで名前を確定します。続けて、要素「スペース」をクリックして追加します。
独自のテキスト = このテンプレートで処理するすべてのファイルに付く、自分で決めた固定の名前。例:「請求書」。
-
「書類から取り出す値」をクリックします。
-
お手元の請求書に書かれている請求書番号の表記(例:「請求書番号, 請求書No.」)をすべて、コンマ区切りで入力します。
複数の表記を指定しておくと、異なる書類でも読み取りが機能します。
値の位置と長さは任意で指定できます。
-
Enterキーで入力を確定します。
-
選択した書類が処理後にどのような名前になるかが、プレビューに表示されます。
今後このテンプレートで処理するファイルのうち、書類のテキストに請求書番号があるものはすべて「請求書 請求書番号.pdf」のパターンで名前が付きます。
-
テンプレートに名前を付けて「保存」をクリックします。
完了
これでテンプレートを使う準備が整いました。フォルダ監視、処理ウインドウ、Appleショートカットのいずれで書類を処理する場合でも、名前付けにこのテンプレートを選べます。