PDFを​内容に​応じて
フォルダへ​自動で​振り分けて​名前を​付ける

PDF書類に​どの​テンプレートで​名前を​付け、​その​後どの​フォルダに​保存するかを​決める​ルールを、とても​簡単に​作成できます。

OnDevice OCR ProはMac App Storeから​無料で​ダウンロードでき、​すべての機能を​試せます。​出力ファイルに​透かしが​入るだけです。

こちらでは、OnDevice OCR Proでさまざまな​書類向けの​名前付けテンプレートを​簡単に​作成する​方​法を​紹介しました。​これらの​テンプレートは、​テキスト認識の​あとに​PDFへ​分かりやすいファイル名を​付ける​ための​ものです。

多くの​場合、​個別に​名前を​付けたいさまざまな​書類が​大量に​発生します。​そこで​最も​簡単なのは、​どの​テンプレートを​どの​書類に​適用するかを​書類の​内容から​自動で​判断させる​ことです。​たとえば、​通信文書に​標準で​使う​テンプレート​（例：​「差出人 & 契約番号」）を​作成して​あれば、​処理する​すべての​書類から​「契約番号」と​いう​キーワードを​自動的に​検索する​ルールを​作成できます。

テキスト認識​（OCR）の​際に​この​ルールに​当てはまる​書類が​認識されると、​自動的に​テンプレート​「差出人 & 契約番号」が​適用され、​必要に​応じて​ファイルが​「通信文書」​フォルダに​保存されます。

ルールは​数分で​設定できます。

この​架空の​手紙を​例に、​ルールの​作成を​実演します。

1. 1つまたは​複数の​書類を​OnDevice OCR Proの​ウインドウに​ドラッグし、​「ファイル名を​付ける」→「新規ルール…」を​クリックします。

   ファイルが​1つだけの​場合も、​スイッチの​名前は​「ファイル名を​付ける」のままです。

1

2. 最初の​テキストフィールドに​「契約番号」​（スクリーンショットでは​「Contract No.」）と​入力し、​続いて​「+」​アイコンを​クリックして​条件を​もう​1つ​追加します。

3. 「ない」を​選び、​「請求書番号」と​「請求書No.」を​入力します。

   表記が​複数ある​場合は、​コンマ区切りで​入力できます。

4. どの​テンプレートで​ファイルに​名前を​付け、​どの​フォルダに​保存するかを​選びます。

   書類は​必ずしも​名前付けと​振り分けの​両方を​する​必要は​ありません。​名前だけを​付ける、​あるいは​特定の​フォルダに​保存するだけ、と​いう​ことも​できます。

2 3 4 4 5

5. ウインドウ内の​最初の​ファイルが​自動的に​チェックされます。​「別の​ファイルで​テスト…」を​クリックすると、​ほかの​書類も​確認できます。
6. 必要に​応じて​ルールに​名前を​付け、​「保存」を​クリックします。

5 6

7. 今すぐルールに​従って​書類に​名前を​付けたり振り分けたりするには、​「ファイル名を​付ける」→「ルールを​適用」を​選び、​続いて​「使用」を​クリックするだけです。

7 7

完了

以降、​この​ルールに​当てはまる​すべての​PDFファイルに​自動的に​テンプレート​「差出人 & 契約番号」で​名前が​付き、​「通信文書」​フォルダに​保存されます。​条件を​追加すれば、​あらゆる​種類の​書類に​固有の​ルールを​作成できます。

ルールは​アプリ全体で​使えます。​フォルダ監視​（ホットフォルダ）、​手動の​一括処理、​Appleショートカットの​いずれでも​適用されます。