PDFs nach OCR mit Apple Intelligence und lokaler KI benennen

Wir zeigen Ihnen, wie Sie komplexe Bezeichnungen wie Absender, Firma oder Empfänger aus den Dokumenten auslesen und für die Dateibenennung verwenden können.

Mit OnDevice OCR Business können Sie hierzu auf Macs mit Apple Silicon (und macOS 26+) entweder auf Apples eigenes lokales KI-Modell „Apple Intelligence“ zurückgreifen oder optional per Ollama-Schnittstelle andere (lokale) KI-Modelle für die Dateibenennung verwenden.

Öffnen Sie OnDevice OCR Business und klicken Sie auf „Dateien benennen“ → „Neue Vorlage“.
Klicken Sie auf „Mit Beispieldateien testen“ und wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus.
Entfernen Sie den Baustein „Originalname“ per Klick auf das „x“.

Fenster Neue Vorlage mit dem Baustein Originalname und dem Knopf Mit Beispieldateien testen

Klicken Sie auf „Bereich im Dokument suchen“ und wählen Sie durch Ziehen mit der Maustaste den Bereich im Dokument aus, in dem sich der gesuchte Begriff oder Wert befindet.

Je größer der Bereich und je länger der „Prompt“ ist, desto schwieriger ist es für das KI-Modell, die richtige Antwort zu finden. Die Richtigkeit und Zuverlässigkeit hängt stark von der Leistung des Macs und des KI-Modells ab.

Bereichs-Auswahl mit einem Rechteck um den Briefkopf von Lindqvist & Haber

Klicken Sie bei „Methode“ auf „Von Apple Intelligence gelesen“.

Je nach Mac und Betriebssystem können Sie über „Verwendet“ festlegen, ob das KI-Modell für die Interpretation nur den erkannten Text oder auch das Bild für die visuelle Erkennung erhält. Letzteres ist für komplexe Layouts deutlich zuverlässiger.
Geben Sie nun knapp und präzise den Prompt an das KI-Modell ein und klicken Sie auf „Jetzt auswerten“.
Bei „Gefunden“ sehen Sie, ob die KI Ihre Anfrage richtig interpretiert hat.

Dies ist keine exakte Wissenschaft. Prüfen Sie durch Ausprobieren, welcher Prompt für welches Dokument am besten funktioniert. Je knapper und präziser, desto zuverlässiger.
Geben Sie dem Baustein nun einen Namen, z. B. „Absender“, und klicken Sie auf „Fertig“.

Bereichs-Auswahl mit Methode Von Apple Intelligence gelesen, Anweisung, Jetzt auswerten, Gefunden LINDQVIST HABER und Name Absender

Fügen Sie den Baustein „Leerzeichen“ hinzu und klicken Sie erneut auf „Bereich im Dokument suchen“, um mit Apple Intelligence einen weiteren Wert auszulesen.

Fenster Neue Vorlage mit den Bausteinen Absender und Leerzeichen und der Vorschau LINDQVIST HABER.pdf

Ziehen Sie erneut den Bereich auf dem Dokument → „Von Apple Intelligence gelesen“ und formulieren Sie die nächste Anweisung, diesmal nach der Vertragsnummer.

Sie können auf diese Art auch komplexe Dateinamen in schwierigen Layouts individuell erstellen.
Nennen Sie den Baustein „Vertragsnummer“ und klicken Sie auf „Fertig“.

Bereichs-Auswahl mit der Anweisung Gib nur die Vertragsnummer zurück, Gefunden FM-2023-08812 und Name Vertragsnummer

Sie können zuletzt über „Mit anderen Beispieldateien testen“ ein anderes, ähnliches Dokument laden, um sicherzugehen, dass die Vorlage funktioniert.

Sie sehen in der Vorschau, wie der Dateiname später bei dieser Beispieldatei aussehen würde.
Benennen Sie die Vorlage bspw. mit dem Namen „Absender & Vertragsnummer“ und klicken Sie auf „Sichern“.

Vorlage Absender & Vertragsnummer mit den Bausteinen Absender, Leerzeichen und Vertragsnummer und der Vorschau LINDQVIST HABER FM-2023-08812.pdf

Fertig

Ihre Vorlagen stehen Ihnen jetzt bei jedem Verarbeitungsweg zur Auswahl: in der Ordnerüberwachung (Hotfolder), bei der manuellen Stapelverarbeitung und in Apple-Kurzbefehlen.

Noch bequemer wird es mit Regeln: Findet die App im Dokument bestimmte Suchbegriffe, etwa „Vertragsnummer“, wählt sie automatisch die passende Vorlage, hier „Absender & Vertragsnummer“. So werden alle Dokumentarten, für die Sie eine Vorlage angelegt haben, automatisch benannt und auf Wunsch gleich im richtigen Ordner abgelegt.