Rechnungsnummer und Werte für die Dateibenennung auslesen
Wie Sie die Rechnungsnummer auslesen und den fertigen Dateinamen schreiben.
Um die automatische Dateibenennung zu demonstrieren, verwenden wir in diesem Beispiel diese fiktive Rechnung.
Weg 1: Vorschläge aus dem Dokument#
- Öffnen Sie OnDevice OCR Business und klicken Sie auf „Dateien benennen“ → „Neue Vorlage“.
- Klicken Sie auf „Mit Beispieldateien testen“ und wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus.
- Entfernen Sie den Baustein „Originalname“ per Klick auf das „x“.
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Klicken Sie auf den Baustein „Eigener Text“, geben Sie „Rechnung“ ein und bestätigen Sie den Namen mit der Enter-Taste. Fügen Sie noch ein „Leerzeichen“ durch Klick auf diesen Baustein hinzu.
In der Vorschau sehen Sie bereits, wie die zukünftigen Dateien aussehen würden.
- Klicken Sie auf „Vorschläge aus dem Dokument“ und anschließend auf „Rechnung Nr.“.
- Sie sehen nun die gefundene Rechnungsnummer und können kontrollieren, ob diese korrekt gefunden wurde.
- Klicken Sie nun auf „Hinzufügen“.
- Geben Sie der Vorlage einen Namen und klicken Sie auf „Sichern“.
Fertig
Sie haben nun Ihre erste individuelle Vorlage erstellt.
Alle Dateien, die Sie zukünftig mit dieser Vorlage verarbeiten und die eine Rechnungsnummer haben, werden nach dem Muster „Rechnung Rechnungsnummer.pdf“ benannt.
Die Rechnungsnummer steht hier exemplarisch für einen sich ändernden Wert. Stattdessen könnte es auch ein Aktenzeichen, eine Objekt-Nr., eine Patientennummer oder Ähnliches sein.
Natürlich können Sie auch mehrere Bausteine miteinander kombinieren – etwa um Absender, Rechnungsnummer und Betrag im Dateinamen zu verwenden.
Da alle Dokumente ausschließlich lokal auf Ihrem Mac verarbeitet und benannt werden, ist der gesamte Prozess absolut vertraulich.
Weg 2: Nach individuellen Begriffen suchen#
- Öffnen Sie OnDevice OCR Business und klicken Sie auf „Dateien benennen“ → „Neue Vorlage“.
- Klicken Sie auf „Mit Beispieldateien testen“ und wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus.
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Entfernen Sie den Baustein „Originalname“ per Klick auf das „x“.
Originalname = der ursprüngliche Dateiname vor der Benennung.
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Klicken Sie auf den Baustein „Eigener Text“, geben Sie „Rechnung“ ein und bestätigen Sie den Namen mit der Enter-Taste. Fügen Sie noch ein „Leerzeichen“ durch Klick auf diesen Baustein hinzu.
Eigener Text = ein selbstgewählter fester Name, den alle Dateien mit dieser Vorlage erhalten, bspw. „Rechnung“.
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Klicken Sie auf „Wert aus dem Dokument“.
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Tragen Sie nun alle Schreibweisen für die Rechnungsnummer (bspw. „Rechnungsnummer, Rechnungsnr.“), die in Ihren Rechnungen stehen, getrennt durch Kommata ein.
Wenn Rechnungen für dieselbe Bezeichnung unterschiedliche Schreibweisen verwenden, können diese auch so dennoch mit nur einer gemeinsamen Vorlage benannt werden.
Sie können optional die Position und Länge des Wertes angeben.
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Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste.
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Sie sehen nun in der Vorschau, wie das ausgewählte Dokument nach Verarbeitung benannt würde.
Alle Dateien, die Sie zukünftig mit dieser Vorlage verarbeiten und die eine Rechnungsnummer im Dokumententext haben, werden nach dem Muster „Rechnung Rechnungsnummer.pdf“ benannt.
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Geben Sie der Vorlage nun einen Namen und klicken Sie auf „Sichern“.
Fertig
Damit ist Ihre Vorlage einsatzbereit. Bei jeder Verarbeitung von Dokumenten – sei es per Ordnerüberwachung, im Verarbeitungsfenster oder über Apple-Kurzbefehle – können Sie diese nun für die Benennung auswählen.