Handleidingen
Bestanden een naam geven en sorteren
- Inleiding
- Waarden uit het document uitlezen
- Gebied in het document uitlezen
- Een naam geven met AI
- Bestanden volgens regels een naam geven en sorteren
Maak heel eenvoudig regels die bepalen met welke sjablonen pdf-documenten een naam krijgen en in welke map ze daarna worden opgeslagen.
Je kunt OnDevice OCR Pro gratis downloaden in de Mac App Store en alle functies testen. De uitvoerbestanden bevatten daarbij alleen een watermerk.
We hebben je hier laten zien hoe je met OnDevice OCR Pro heel eenvoudig naamgevingssjablonen voor verschillende documenten maakt. Die sjablonen zorgen ervoor dat pdf’s na de tekstherkenning zinvolle bestandsnamen krijgen.
Omdat er vaak veel verschillende documenten binnenkomen die allemaal individueel een naam moeten krijgen, is het het eenvoudigst als op basis van de documentinhoud automatisch wordt bepaald welk sjabloon op welk document wordt toegepast: heb je een sjabloon gemaakt waarmee je correspondentie standaard een naam moet krijgen – bijv. ‘Afzender & Contractnummer’ –, dan kun je een regel maken die alle verwerkte documenten automatisch doorzoekt op het trefwoord ‘Contractnummer’.
Wordt tijdens de tekstherkenning (OCR) een document herkend waarop deze regel van toepassing is, dan wordt automatisch het sjabloon ‘Afzender & Contractnummer’ toegepast en wordt het bestand optioneel ook in een map ‘Correspondentie’ opgeslagen.
Een regel is in een paar minuten ingesteld.
We demonstreren het maken van een regel aan de hand van deze fictieve brief.
-
Sleep een of meer documenten naar het venster van OnDevice OCR Pro en klik op ‘Bestanden een naam geven’ → ‘Nieuwe regel…’.
Bij één bestand heet de knop ‘Bestand een naam geven’.
-
Voer in het eerste tekstveld ‘Contractnummer’ in (‘Contract No.’ op de schermafbeeldingen) en klik daarna op het ‘+’-symbool om nog een voorwaarde toe te voegen.
-
Kies ‘niet staat’ en voer ‘Factuurnummer’ en ‘Factuurnr.’ in.
Verschillende schrijfwijzen kun je gescheiden door komma’s invoeren.
-
Kies met welk sjabloon de bestanden een naam krijgen en in welke map ze worden opgeslagen.
Documenten hoeven niet per se zowel een naam te krijgen als gesorteerd te worden. Ze kunnen bijvoorbeeld ook alleen een naam krijgen of alleen in een bepaalde map worden opgeslagen.
- Het eerste bestand in het venster wordt automatisch gecontroleerd. Door op ‘Met een ander bestand testen…’ te klikken kun je andere documenten controleren.
- Geef de regel optioneel nog een naam en klik op ‘Opslaan’.
- Om documenten nu volgens regels een naam te geven of te sorteren, kies je gewoon ‘Bestanden een naam geven’ → ‘Regels toepassen’ en klik je daarna op ‘Gebruiken’.
Klaar
Vanaf nu krijgen alle pdf-bestanden waarop deze regel van toepassing is automatisch een naam met het sjabloon ‘Afzender & Contractnummer’ en worden ze opgeslagen in de map ‘Correspondentie’. Door meer voorwaarden toe te voegen kan voor elk documenttype een unieke regel worden gemaakt.
Regels kunnen in de hele app worden toegepast: bij mapbewaking (hotfolder), bij handmatige batchverwerking en via Apple Opdrachten.
Veelgestelde vragen over regels
Kan OnDevice OCR Pro pdf’s automatisch op inhoud in mappen sorteren?
Ja. Met een regel kunnen documenten waarin de tekstherkenning bepaalde woorden wel of niet vindt, een naam krijgen met een gewenst, eerder gemaakt sjabloon en bovendien in vastgelegde mappen worden opgeslagen. Bevat een document bijv. het woord ‘Factuur’, dan krijgt het automatisch een naam volgens het sjabloon voor facturen en wordt het opgeslagen in de map ‘Facturen’. Beide zijn optioneel: je kunt documenten ook alleen sorteren zonder ze te hernoemen, of alleen een naam geven zonder ze naar een andere map te verplaatsen.
Wat gebeurt er als meerdere regels op een document van toepassing zijn?
De regels worden van boven naar beneden gecontroleerd; de eerste regel die van toepassing is, geldt. De volgorde wijzig je in de regellijst gewoon door te slepen. Tip: specifieke regels met meerdere voorwaarden bovenaan, algemene regels onderaan.
Wat gebeurt er als geen enkele regel past?
Je kunt bepalen of er dan een reservesjabloon geldt, of dat het document in dat geval geen naam krijgt en dus de oorspronkelijke bestandsnaam behoudt.
Vindt de regel ‘verzekering’ ook ‘verzekeringsmaatschappij’ of ‘opstalverzekering’?
Standaard niet. Er wordt gezocht naar hele woorden: ‘verzekering’ vindt ‘WA-verzekering’, maar niet ‘verzekeringsmaatschappij’. Met de optie ‘Ook als woorddeel’ tellen zulke samenstellingen ook mee. Verschillende schrijfwijzen voor hetzelfde begrip, zoals ‘Factuurnummer, Factuurnr., Fact.nr.’, voer je gewoon gescheiden door komma’s in.
Waar moet het begrip in het document staan?
Er worden altijd de eerste en de laatste pagina van een document gecontroleerd; bij correspondentie, facturen en contracten staan de bepalende begrippen vrijwel altijd daar. Met ‘Met een ander bestand testen…’ zie je meteen of een regel bij de bedoelde documenten van toepassing is.
Algemene vragen over prijs, licentie, talen en systeemvereisten worden beantwoord in de FAQ op de startpagina.
Sorteer documenten automatisch en geef ze een naam – met OnDevice OCR Pro.
Compatibel met macOS 14.6 en nieuwer.