Handleidingen
Bestanden een naam geven en sorteren
- Inleiding
- Waarden uit het document uitlezen
- Gebied in het document uitlezen
- Een naam geven met AI
- Bestanden volgens regels een naam geven en sorteren
Zo lees je het factuurnummer uit en zet je het in de uiteindelijke bestandsnaam.
Je kunt OnDevice OCR Pro gratis downloaden in de Mac App Store en alle functies testen. De uitvoerbestanden bevatten daarbij alleen een watermerk.
Om de automatische naamgeving te demonstreren, gebruiken we in dit voorbeeld deze fictieve factuur.
Manier 1: Suggesties uit het document
- Sleep een of meer facturen naar het venster van OnDevice OCR Pro.
-
Klik op ‘Bestanden een naam geven’ → ‘Nieuw sjabloon’.
Bij één bestand heet de knop ‘Bestand een naam geven’. Je bestanden dienen automatisch als voorbeeldbestanden.
- Verwijder het onderdeel ‘Oorspronkelijke naam’ door op de ‘x’ te klikken.
-
Klik op het onderdeel ‘Eigen tekst’, voer ‘Factuur’ in (‘Invoice’ op de schermafbeeldingen) en bevestig de naam met de Enter-toets. Voeg daarna nog een ‘Spatie’ toe door op dat onderdeel te klikken.
In de voorvertoning zie je al hoe de toekomstige bestanden eruit zouden zien.
-
Klik op ‘Suggesties uit het document’ en daarna op ‘Invoice No.’ (het factuurnummer).
OnDevice OCR Pro analyseert in dit geval het geselecteerde document om begrippen met een bijbehorende waarde te vinden. Staat het begrip dat je zoekt er niet bij, dan kun je het expliciet invoeren en laten zoeken, zoals beschreven bij manier 2.
- Je ziet nu het gevonden factuurnummer en kunt controleren of het correct is gevonden.
- Klik nu op ‘Toevoegen’.
- Geef het sjabloon een naam en klik op ‘Opslaan’.
Klaar
Je hebt nu je eerste eigen sjabloon gemaakt.
Alle bestanden die je voortaan met dit sjabloon verwerkt en die een factuurnummer hebben, krijgen een naam volgens het patroon ‘Factuur factuurnummer.pdf’.
Het factuurnummer staat hier als voorbeeld van een veranderende waarde. Het kan ook een dossiernummer, een objectnummer, een patiëntnummer of iets dergelijks zijn.
Natuurlijk kun je ook meerdere onderdelen met elkaar combineren, bijvoorbeeld om afzender, factuurnummer en bedrag in de bestandsnaam te gebruiken.
Omdat alle documenten uitsluitend lokaal op je Mac worden verwerkt en van een naam voorzien, is het hele proces volledig vertrouwelijk.
Manier 2: Zoeken naar eigen begrippen
- Sleep een of meer facturen naar het venster van OnDevice OCR Pro.
-
Klik op ‘Bestanden een naam geven’ → ‘Nieuw sjabloon’.
Bij één bestand heet de knop ‘Bestand een naam geven’. Je bestanden dienen automatisch als voorbeeldbestanden.
-
Verwijder het onderdeel ‘Oorspronkelijke naam’ door op de ‘x’ te klikken.
Oorspronkelijke naam = de oorspronkelijke bestandsnaam vóór de naamgeving.
-
Klik op het onderdeel ‘Eigen tekst’, voer ‘Factuur’ in (‘Invoice’ op de schermafbeeldingen) en bevestig de naam met de Enter-toets. Voeg daarna nog een ‘Spatie’ toe door op dat onderdeel te klikken.
Eigen tekst = een zelfgekozen vaste naam die alle bestanden met dit sjabloon krijgen, bijv. ‘Factuur’.
-
Klik op ‘Waarde uit het document’.
-
Voer nu, gescheiden door komma’s, alle schrijfwijzen van het factuurnummer in die in je facturen voorkomen (bijv. ‘Factuurnummer, Factuurnr.’).
Door meerdere schrijfwijzen op te geven werkt het uitlezen ook bij verschillende documenten.
Optioneel kun je de positie en lengte van de waarde opgeven.
-
Bevestig de invoer met de Enter-toets.
-
In de voorvertoning zie je nu hoe het geselecteerde document na verwerking zou heten.
Alle bestanden die je voortaan met dit sjabloon verwerkt en die een factuurnummer in de documenttekst hebben, krijgen een naam volgens het patroon ‘Factuur factuurnummer.pdf’.
-
Geef het sjabloon nu een naam en klik op ‘Opslaan’.
Klaar
Daarmee is je sjabloon klaar voor gebruik. Bij elke verwerking van documenten – via mapbewaking, in het verwerkingsvenster of via Apple Opdrachten – kun je het nu kiezen voor de naamgeving.
Lees factuurnummers automatisch uit – met OnDevice OCR Pro.
Compatibel met macOS 14.6 en nieuwer.