Guias
Nomear e classificar ficheiros
- Introdução
- Extrair valores do documento
- Ler uma área do documento
- Nomear com IA
- Nomear e classificar ficheiros por regras
Crie com toda a simplicidade regras que decidem com que modelos os documentos PDF são nomeados e em que pasta são guardados em seguida.
Pode descarregar o OnDevice OCR Pro gratuitamente na Mac App Store e testar todas as funções. Os ficheiros gerados contêm apenas uma marca de água.
Mostrámos-lhe aqui como pode criar com toda a simplicidade modelos de nomeação para documentos diferentes com o OnDevice OCR Pro. Estes modelos servem para que os PDFs recebam nomes de ficheiro significativos após o reconhecimento de texto.
Como surgem muitas vezes muitos documentos diferentes, que devem ser todos nomeados individualmente, o mais simples é deixar que o conteúdo do documento decida automaticamente que modelo é aplicado a que documento: se criou um modelo pelo qual a sua correspondência deve ser nomeada por predefinição – p. ex. «Remetente & Número de contrato» –, pode criar uma regra que procure automaticamente em todos os documentos processados a palavra-chave «Número de contrato».
Se durante o reconhecimento de texto (OCR) for identificado um documento ao qual esta regra se aplica, o modelo «Remetente & Número de contrato» é aplicado automaticamente e o ficheiro é, opcionalmente, guardado também numa pasta «Correspondência».
Uma regra configura-se em poucos minutos.
Demonstramos a criação de uma regra com o exemplo desta carta fictícia.
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Arraste um ou mais documentos para a janela do OnDevice OCR Pro e clique em «Nomear ficheiros» → «Nova regra…».
Com um único ficheiro, o botão chama-se «Nomear ficheiro».
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Introduza no primeiro campo de texto «Número de contrato» («Contract No.» nas capturas de ecrã) e clique em seguida no símbolo «+» para adicionar outra condição.
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Escolha «não contém» e introduza «Número da fatura» e «Fatura n.º».
Pode introduzir grafias diferentes separadas por vírgulas.
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Escolha com que modelo os ficheiros devem ser nomeados e em que pasta devem ser guardados.
Os documentos não têm de ser obrigatoriamente nomeados e classificados. Podem, por exemplo, ser apenas nomeados ou apenas guardados numa determinada pasta.
- O primeiro ficheiro na janela é verificado automaticamente. Clicando em «Testar com outro ficheiro…», pode verificar outros documentos.
- Opcionalmente, dê um nome à regra e clique em «Guardar».
- Para nomear ou classificar documentos segundo regras, basta escolher «Nomear ficheiros» → «Aplicar regras» e clicar em seguida em «Utilizar».
Concluído
A partir de agora, todos os ficheiros PDF aos quais esta regra se aplica são nomeados automaticamente com o modelo «Remetente & Número de contrato» e guardados na pasta «Correspondência». Adicionando mais condições, pode ser criada uma regra única para cada tipo de documento.
As regras podem ser aplicadas em toda a aplicação: na monitorização de pastas (Hotfolder), no processamento manual em lote e através dos Atalhos da Apple.
Perguntas frequentes sobre regras
O OnDevice OCR Pro consegue classificar PDFs em pastas automaticamente pelo conteúdo?
Sim. Uma regra pode ser utilizada para nomear, com um modelo pretendido e criado previamente, documentos em que o reconhecimento de texto encontra ou não encontra determinadas palavras, e para os guardar adicionalmente em pastas definidas. Se um documento contiver, p. ex., a palavra «Fatura», é nomeado automaticamente segundo o modelo para faturas e guardado na pasta «Faturas». Ambas as opções são facultativas: pode também apenas classificar documentos sem os renomear, ou apenas nomeá-los sem os mover para outra pasta.
O que acontece se várias regras se aplicarem a um documento?
As regras são verificadas de cima para baixo; a primeira regra aplicável é a que tem efeito. Pode alterar a ordem na lista de regras simplesmente arrastando. Dica: regras específicas com várias condições em cima, regras gerais em baixo.
O que acontece se nenhuma regra se aplicar?
Pode decidir se nesse caso é utilizado um modelo alternativo ou se o documento não deve ser nomeado, mantendo assim o nome de ficheiro original.
A regra «fatura» também encontra «faturação» ou «faturas»?
Por predefinição, não. A procura é por palavras inteiras: «fatura» encontra «fatura-recibo», mas não «faturação». Com a opção «Também dentro de palavras», estas variantes também contam. Grafias diferentes para o mesmo termo, como «Número da fatura, Fatura n.º, N.º fat.», basta introduzi-las separadas por vírgulas.
Onde tem de estar o termo no documento?
São sempre verificadas a primeira e a última página de um documento; em correspondência, faturas e contratos, os termos decisivos encontram-se regra geral aí. Com «Testar com outro ficheiro…» vê de imediato se uma regra se aplica aos documentos previstos.
As perguntas gerais sobre preço, licença, idiomas e requisitos de sistema são respondidas nas perguntas frequentes da página inicial.
Classifique e nomeie documentos automaticamente – com o OnDevice OCR Pro.
Compatível com o macOS 14.6 e versões posteriores.