OnDevice OCR Pro

指南

依​內容​自動
將​ PDF ​歸入​資料夾​並​命名

使用​指南

為​檔案​命名​與​分類

輕鬆​建立​規則，​決定​ PDF ​文件​依​哪​個​範本​命名，​以及​隨後​儲存​到​哪​個​資料夾。

您​可以​在​ Mac App Store ​免費​下載​ OnDevice OCR Pro ​並​測試​全部​功能，​輸出​檔案​僅​帶​有​浮水印。

我們​在這​裡向​您​展示​了​如何用​ OnDevice OCR Pro 輕鬆為​不同​文件​建立​命名​範本。​這些​範本​的​作用​是​讓​ PDF ​在​文字​辨識​後​獲得​有​意義​的​檔案​名稱。

由於​經常​會​出現​大量​不同​的​文件，​而且​都​需要​個​別​命名，​最​簡單​的​做法​是​根據​文件​內容​自動​決定​對​哪份​文件​套用​哪​個​範本：​如果​您​已經​建立​了​一​個​預設​用​於​往來​信函​命名​的​範本，​例如​「寄件​人​ & 合約​編號」，​就​可以​建立​一​條​規則，​自動​在​所有​處理​的​文件​中搜尋關鍵字​「合約​編號」。

文字​辨識​（OCR）​期間​一旦​辨識出​符合​此​規則​的​文件，​就會​自動​套用​「寄件​人​ & 合約​編號」​範本，​還​可​選擇​將​檔案​儲存到​「往來​信函」​資料夾。

設定​一​條​規則​只​需​幾​分鐘。

我們​以​這​封​虛構​的​信函​為​例示範如何​建立​規則。

  1. 將​一份​或​多份​文件​拖入​ OnDevice OCR Pro ​的​視窗，​然後​按一下​「命名​檔案」→「新增規則…」。

    只有​一​個​檔案​時，​該​按鈕​同樣​叫​「命名​檔案」。

雖然​截圖為​英文​介面，​但​本​應​用​程式​已​完整​支援​繁體​中文。

  1. 在​第一​個​文字​欄位​中​輸入​「合約​編號」​（截圖​中為​「Contract No.」），​然後​按一下​「+」​圖像​加入​另​一​個​條件。

  2. 選擇​「不​包​含」，​並​輸入​「發票​號碼」​和​「發票​編號」。

    不同​的​寫法​可以​用逗​號​分隔​輸入。

  3. 選擇用​哪​個​範本​為​檔案​命名，​以及​儲存​到​哪​個​資料夾。

    文件​不​一定​既要​命名​又​要​分類。​例如，​也​可以​只命名，​或者​只儲存到​某​個​特定​資料夾。

  1. 視​窗​中​的​第一​個​檔案會​自動​進行​測試。​按一下​「以​其他​檔案​測試…」​可以​檢查​更多​文件。
  2. 可以​為​規則​取​一​個​名稱，​然後​按一下​「儲存」。
  1. 現在​要​依​規則​為​文件​命名​或​分類，​只需​選擇​「命名​檔案」→「套用​規則」，​然後​按一下​「使用」。

完成

從​現在​起，​所有​符合​此​規則​的​ PDF 檔案​都會​自動用​「寄件​人​ & 合約​編號」​範本​命名​並​儲存到​「往來​信函」​資料夾。​透過​加入​更多​條件，​可以​為​每​一​類​文件​建立​獨一​無二​的​規則。

規則​可以​在​整​個​ App ​中​使用：​資料夾監控​（Hotfolder）、​手動​批次​處理​以及​ Apple ​捷徑。

關於​規則​的​常見​問題

OnDevice OCR Pro ​能​依​內容​自動​將​ PDF ​歸入​資料夾嗎？

能。​規則​可以​把​文字​辨識​找到​或​沒找到​特定​字詞​的​文件，​用事先​建立​好​的​所​需​範本​命名，​並​另外​儲存到​指定​的​資料夾中。​例如，​文件​中​包含​「發票」​一詞​時，​就會​自動​依​發票​範本​命名​並​儲存到​「發票」​資料夾。​兩​者​都​是​可選​的：​您​也​可以​只​分類​而​不重新​命名，​或者​只命名​而​不​移到​其他​資料夾。

如果​多​條規則​都​符合​同​一份​文件​會​怎樣？

規則​按從​上​到​下​的​順序​檢查，​第一​條​符合​的​規則​生效。​在​規則​列表​中拖​移即​可​更​改​順序。​提示：​條件​較​多​的​特殊​規則​放​在​上面，​通用​規則​放​在​下面。

如果​沒有​任何​規則​符合會​怎樣？

您​可以​決定​此​時​是​套用​備用​範本，​還是​不為​文件​命名​並​保留​原始檔案​名稱。

規則​「發票」​也​能​符合​「發票​號碼」​或​「統一​發票」​嗎？

預設​情況​下​不會。​規則​比​對​完整​字詞。​由於​中文字詞​之間​沒有​空格，​字詞​須​單獨​出現​或​以​標點​隔開：​「發票」​會​符合​「發票：​12345」​或​單獨​成行​的​「發票」，​但​不​符合​「統一​發票」​或​「發票​號碼」。​選取​「也​比​對​字詞​的​一​部分」​選​項​後，​這​類​組合字​也​會​被​計入。​同一​字詞​的​不同​寫法，​例如​「發票​號碼, ​發票​編號, ​發票​號」，​只​需用​逗號​分隔​輸入​即可。

字詞​必須​出現在​文件​的​什麼​位置？

始終​檢查​文件​的​第一​頁​和​最後​一​頁；​對於​往來​信函、​發票​和​合約，​關鍵字詞​通常​都​在​那裡。​使用​「以​其他​檔案​測試…」​可以​立即​看到​規則​是否​對​預期​文件​生效。

關於​價格、​授權、​語言​和​系統​需求​的​一般​問題，​請​參閱首頁​的​常見​問題。

用​ OnDevice OCR Pro ​自動​分類​並​命名​文件。

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