PDF/A-2b-konforme Dokumente auf dem Mac erstellen: Anleitung für die Langzeitarchivierung

Wer Rechnungen, Verträge oder geschäftliche Unterlagen digital aufbewahrt, muss gesetzliche Vorgaben wie die GoBD oder die Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) beachten.

Für die langfristige Archivierung ist in vielen Bereichen ein standardisiertes Format vorgeschrieben: PDF/A (häufig in der Variante PDF/A-2b).

Das Problem in der Praxis: Klassische Scans, Smartphone-Fotos von Belegen oder einfache PDF-Exporte sind oft reine Bild-Dokumente. Ihnen fehlt entweder der durchsuchbare Textlayer oder sie entsprechen nicht den ISO-Vorgaben für die langfristige visuelle Konsistenz – etwa weil verwendete Schriften nicht eingebettet sind oder Transparenzen unvollständig definiert wurden. Wer solche Dateien unverändert ablegt, riskiert bei Audits, Betriebsprüfungen oder Behördenverfahren formale Mängel.

Die Erstellung von PDF/A-Dokumenten lässt sich zum Glück leicht bewerkstelligen. Sie können diese sowohl manuell per Stapelverarbeitung konvertieren als auch per Hotfolder bzw. Ordnerüberwachung neue Scans automatisch im Hintergrund verarbeiten lassen. Wir zeigen Ihnen hier beide Wege.

OnDevice OCR Business ist sowohl im Mac App Store als auch per Direkt-Download erhältlich und lässt sich kostenlos mit Wasserzeichen testen.

Manuelle Verarbeitung#

1. Laden Sie OnDevice OCR Business herunter und installieren Sie es.

2. Öffnen Sie die App und ziehen Sie den Dokumentenstapel entweder per Drag & Drop in das Fenster oder wählen Sie die Dateien über „Dateien auswählen …“ aus.

   Es können PDF-, JPG-, PNG-, HEIC- und TIFF-Dateien in PDF/A-2b konvertiert werden.

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3. Aktivieren Sie nun die Funktion „PDF/A erstellen“ und wählen Sie anschließend über „Speicherort wählen“ den Ordner aus, in dem Sie die fertigen PDF/As speichern wollen.
4. Zum Schluss starten Sie die Texterkennung und Konvertierung, indem Sie auf „OCR starten“ klicken.

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Fertig

Ihre Dokumente sind jetzt ISO-konform im Format PDF/A-2b gespeichert.

Scans automatisch per OCR verarbeiten und als PDF/A speichern#

1. Öffnen Sie OnDevice OCR Business. Gehen Sie links in der Seitenleiste auf „Ordnerüberwachung“ → „Ordner hinzufügen“.

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2. Wählen Sie im ersten Schritt den Ordner aus, in dem Ihr Scanner die Dokumente ablegt.

   Dieser kann sich sowohl auf einem NAS, in der iCloud, auf einem angeschlossenen Datenträger oder lokal auf Ihrem Mac befinden.

3. Wählen Sie im nächsten Schritt optional den Ausgabeordner aus, in dem die durchsuchbaren PDF/A-2b-Dateien anschließend gespeichert werden sollen.

4. Aktivieren Sie in den Einstellungen die Funktion „PDF/A-2b erstellen“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

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Fertig

Sie können OnDevice OCR Business nun vollständig schließen. Der Hintergrunddienst überwacht ab jetzt den Ordner Ihres Scanners, und sobald neue Dokumente erkannt werden, werden diese sofort per OCR verarbeitet und als durchsuchbare PDF/A-Dateien gespeichert.

Erfahren Sie hier, wie Sie mit den Funktionen „Dateien benennen“ und „Dateien sortieren“ die Dokumente automatisch nach erkanntem Textinhalt mit Vorlagen individuell benennen und gleich in den passenden Ordnern ablegen lassen können.

Mit der Funktion „Trennseiten erkennen“ können Sie auch große, unzusammenhängende Dokumentenstapel auf einmal verarbeiten.