Configurer la surveillance de dossiers OCR (hotfolder) sur Mac et NAS (Synology / SMB)

Comment surveiller en quelques étapes des dossiers locaux sur votre Mac ou sur le réseau et faire traiter automatiquement, en arrière-plan, les nouveaux documents de votre scanner réseau (images JPG, PNG ou TIFF, ou PDF).

Assurez-vous qu’OnDevice OCR Business est installé et ouvert.
Dans la barre latérale à gauche, allez dans « Dossiers surveillés » → « Ajouter un dossier ».

L’app avec la page Dossiers surveillés vide et le bouton Ajouter un dossier

Dans la première étape, choisissez le dossier à surveiller.

Il peut se trouver sur un NAS, dans iCloud, sur un disque connecté ou en local sur votre Mac.
Dans l’étape suivante, choisissez, si vous le souhaitez, le dossier de sortie dans lequel les PDF terminés seront enregistrés.

Si vous ne choisissez pas de dossier de sortie, les PDF terminés sont enregistrés dans le dossier d’entrée. Si l’original porte le même nom, comme c’est le cas des PDF, le fichier terminé reçoit le suffixe _ocr afin de ne pas écraser le fichier original.

Vous pouvez configurer plus finement le dossier surveillé (hotfolder). Plus d’informations dans la section suivante, Configurer le dossier surveillé.
Cliquez sur « Ajouter » et confirmez l’autorisation d’accès aux dossiers sélectionnés.

Ces autorisations sont nécessaires pour que l’app puisse lire et enregistrer des documents sur votre système de fichiers.

La fenêtre Ajouter un dossier surveillé avec le dossier d’entrée, le dossier de sortie et le bouton Ajouter

Terminé

La configuration du dossier surveillé est ainsi terminée. Vous pouvez maintenant quitter complètement OnDevice OCR Business. Le service en arrière-plan reste actif dans la barre des menus et continue de fonctionner même après un redémarrage de votre Mac.

Configurer le dossier surveillé#

Chaque dossier surveillé peut être configuré individuellement. L’aperçu suivant présente brièvement les différentes options. Vous trouverez des explications détaillées sur les options avancées telles que « Nommer les fichiers » et « Classer les fichiers » sur les sous-pages correspondantes.

Réglages d’un dossier surveillé avec les autres options dépliées

Réglage	Par défaut	Effet
Langue OCR	Automatique	Définissez les langues qu’OnDevice OCR Business doit reconnaître. « Automatique » reconnaît la plupart des langues occidentales à alphabet latin (allemand, anglais, français, espagnol, italien, etc.) et est présélectionné.
Détecter les pages de séparation	activé	Les piles de documents volumineuses sont automatiquement divisées en documents distincts à l’aide d’une page de séparation à code QR. Vous pouvez insérer autant de pages de séparation que vous le souhaitez dans la pile et la diviser ainsi en autant de PDF que vous le souhaitez. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Créer une page de séparation… » et d’imprimer la page de séparation avec le code QR.
Archiver les originaux	désactivé	Après un traitement réussi, les documents originaux sont automatiquement déplacés dans un sous-dossier du dossier d’entrée nommé « Originaux archivés » et classés, selon le réglage, par semaine calendaire ou par mois.
Nommer les fichiers	désactivé	Avec la fonction « Nommer les fichiers », vos documents sont nommés automatiquement selon des modèles, leur contenu ou des règles. Vous trouverez un guide détaillé ici.
Classer les fichiers	désactivé	Avec la fonction « Classer les fichiers », vous pouvez faire enregistrer les fichiers terminés dans un dossier défini selon le contenu du document. Les documents contenant le mot « Facture » peuvent ainsi, par exemple, être enregistrés dans un sous-dossier « Factures ».
Améliorer la lisibilité	désactivé	Les scans sont améliorés visuellement grâce à un contraste plus élevé, une luminosité optimisée et une réduction des ombres.
Créer un PDF/A-2b	désactivé	Les fichiers PDF sont enregistrés au format PDF/A-2b conforme à la norme ISO pour l’archivage à long terme.
Ajouter des tags Finder	désactivé	Les PDF reçoivent ensuite les tags Finder définis. Séparez plusieurs tags par des virgules.
Qualité PDF	Équilibrée	Définissez le niveau de compression des PDF terminés. « Équilibrée » est présélectionnée et offre un bon compromis entre qualité et taille de fichier.
Orientation intelligente	activé	OnDevice OCR Business détecte le sens du texte des documents numérisés. Les documents tournés sont ainsi reconnus et automatiquement remis dans le bon sens, qu’ils soient rédigés en format paysage ou portrait.
Redresser les pages	désactivé	Les documents numérisés légèrement de travers (0,5 à 7 degrés) sont automatiquement redressés.
Ignorer les PDF déjà interrogeables	activé	Les PDF « numériques » (vectoriels) déjà interrogeables, comme les factures reçues par e-mail, sont reconnus et ignorés.
Conserver les tags Finder existants	activé	Les tags Finder des fichiers originaux sont repris, s’ils existent.
Intervalle de vérification	5 secondes	Définit la fréquence à laquelle le dossier est vérifié à la recherche de nouveaux documents.