Créer des documents PDF/A-2b conformes sur Mac : guide pour l’archivage à long terme

Quiconque conserve des factures, des contrats ou des documents professionnels sous forme électronique doit respecter les obligations légales de conservation.

Dans de nombreux secteurs, un format normalisé est exigé ou recommandé pour l’archivage à long terme : le PDF/A (souvent dans sa variante PDF/A-2b).

Le problème en pratique : les scans classiques, les photos de justificatifs prises au smartphone ou les simples exports PDF sont souvent de purs documents image. Soit ils ne comportent pas de couche de texte interrogeable, soit ils ne répondent pas aux exigences ISO de constance visuelle à long terme – par exemple parce que les polices utilisées ne sont pas incorporées ou que les transparences ne sont pas entièrement définies. Quiconque archive de tels fichiers sans les modifier risque de se voir reprocher des vices de forme lors d’audits, de contrôles fiscaux ou de procédures administratives.

Heureusement, créer des documents PDF/A est simple. Vous pouvez les convertir manuellement par traitement par lots ou faire traiter automatiquement les nouveaux scans en arrière-plan via un dossier surveillé (hotfolder). Nous vous présentons ici les deux méthodes.

OnDevice OCR Business est disponible aussi bien sur le Mac App Store qu’en téléchargement direct, et peut être essayé gratuitement avec un filigrane.

Traitement manuel#

1. Téléchargez et installez OnDevice OCR Business.

2. Ouvrez l’app, puis glissez-déposez la pile de documents dans la fenêtre ou sélectionnez les fichiers via « Choisir des fichiers… ».

   Les fichiers PDF, JPG, PNG, HEIC et TIFF peuvent être convertis en PDF/A-2b.

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Bien que les captures d’écran soient en anglais, l’app est entièrement disponible en français.

3. Activez maintenant la fonction « Créer un PDF/A », puis sélectionnez via « Choisir l’emplacement » le dossier dans lequel les fichiers PDF/A terminés doivent être enregistrés.
4. Pour finir, lancez la reconnaissance de texte et la conversion en cliquant sur « Lancer l’OCR ».

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Terminé

Vos documents sont désormais enregistrés au format PDF/A-2b conforme à la norme ISO.

Traiter automatiquement les scans par OCR et les enregistrer en PDF/A#

1. Ouvrez OnDevice OCR Business. Dans la barre latérale à gauche, allez dans « Dossiers surveillés » → « Ajouter un dossier ».

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2. Dans la première étape, choisissez le dossier dans lequel votre scanner dépose ses documents.

   Il peut se trouver sur un NAS, dans iCloud, sur un disque connecté ou en local sur votre Mac.

3. Dans l’étape suivante, choisissez, si vous le souhaitez, le dossier de sortie dans lequel les fichiers PDF/A-2b interrogeables seront ensuite enregistrés.

4. Dans les réglages, activez la fonction « Créer un PDF/A-2b » et cliquez sur « Ajouter ».

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Terminé

Vous pouvez maintenant quitter complètement OnDevice OCR Business. Le service en arrière-plan surveille désormais le dossier de votre scanner et, dès que de nouveaux documents sont détectés, ils sont immédiatement traités par OCR et enregistrés sous forme de fichiers PDF/A interrogeables.

Découvrez ici comment les fonctions « Nommer les fichiers » et « Classer les fichiers » vous permettent de nommer automatiquement et individuellement vos documents à l’aide de modèles, d’après le texte reconnu, et de les classer directement dans les bons dossiers.

Avec la fonction « Détecter les pages de séparation », vous pouvez aussi traiter en une seule fois de grandes piles de documents sans lien entre eux.