Classer automatiquement les PDF dans des dossiers et les renommer selon leur contenu

Créez en toute simplicité des règles qui déterminent selon quels modèles les documents PDF sont nommés et dans quel dossier ils sont ensuite enregistrés.

Nous vous avons montré ici comment créer en toute simplicité des modèles de nommage pour différents documents avec OnDevice OCR Business. Ces modèles servent à donner aux PDF des noms de fichier pertinents après la reconnaissance de texte.

Comme le quotidien d’une entreprise comporte une multitude de documents différents, qui doivent tous être nommés individuellement, le plus simple est de laisser le contenu du document décider automatiquement quel modèle est appliqué à quel document : si vous avez créé un modèle selon lequel votre correspondance doit être nommée par défaut – p. ex. « Expéditeur & Numéro de contrat » –, vous pouvez créer une règle qui recherche automatiquement le mot-clé « Numéro de contrat » dans tous les documents traités.

Si, pendant la reconnaissance de texte (OCR), un document correspondant à cette règle est détecté, le modèle « Expéditeur & Numéro de contrat » est appliqué automatiquement et le fichier est, en option, également enregistré dans un dossier « Correspondance ».

Une règle se configure en quelques minutes.

Nous vous montrons la création d’une règle en prenant l’exemple de ce courrier fictif. Dans ce guide, nous avons déjà créé un modèle pour le nommer.

1. Ouvrez OnDevice OCR Business et cliquez sur « Nommer les fichiers » → « Nouvelle règle… ».

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2. Saisissez « Numéro de contrat » dans le premier champ de texte, puis cliquez sur le symbole « + » pour ajouter une autre condition.

3. Choisissez « ne contient pas » et saisissez « Numéro de facture » et « N° de facture ».

   Vous pouvez saisir différentes graphies en les séparant par des virgules.

4. Choisissez avec quel modèle les fichiers doivent être nommés et dans quel dossier ils doivent être enregistrés.

   Les documents ne doivent pas obligatoirement être nommés et classés. Ils peuvent, par exemple, être seulement nommés ou seulement enregistrés dans un dossier donné.

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5. En cliquant sur « Tester avec un fichier d’exemple… », vous pouvez vérifier immédiatement si la règle fonctionnerait avec les documents prévus.
6. Donnez, si vous le souhaitez, un nom à la règle et cliquez sur « Enregistrer ».

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7. Pour nommer ou classer dès maintenant les documents selon des règles, choisissez simplement « Nommer les fichiers » → « Appliquer les règles », puis cliquez sur « Utiliser ».

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Terminé

Désormais, tous les fichiers PDF correspondant à cette règle sont automatiquement nommés avec le modèle « Expéditeur & Numéro de contrat » et enregistrés dans le dossier « Correspondance ». En ajoutant d’autres conditions, vous pouvez créer une règle propre à chaque type de document.

Les règles peuvent être appliquées dans toute l’app : dans les dossiers surveillés (hotfolder), dans le traitement manuel par lots et via les raccourcis Apple.