Clasificar automáticamente los PDF en carpetas y renombrarlos según su contenido

Cree de forma muy sencilla reglas que decidan con qué plantillas se asigna nombre a los documentos PDF y en qué carpeta se guardan a continuación.

Aquí le hemos mostrado cómo crear de forma muy sencilla plantillas de nombres para distintos documentos con OnDevice OCR Business. Estas plantillas sirven para que los PDF reciban nombres de archivo descriptivos tras el reconocimiento de texto.

Como en el día a día de una empresa existe una gran variedad de documentos distintos que deben recibir nombre de forma individual, lo más sencillo es que, a partir del contenido del documento, se decida automáticamente qué plantilla se aplica a cada documento: si ha creado una plantilla con la que debe nombrarse de forma predeterminada su correspondencia, p. ej. «Remitente y número de contrato», puede crear una regla que busque automáticamente la palabra clave «Número de contrato» en todos los documentos procesados.

Si durante el reconocimiento de texto (OCR) se detecta un documento que cumple esta regla, se aplica automáticamente la plantilla «Remitente y número de contrato» y, opcionalmente, el archivo se guarda además en una carpeta «Correspondencia».

Una regla se configura en pocos minutos.

Le mostramos la creación de una regla con el ejemplo de esta carta ficticia. En esta guía ya hemos creado una plantilla para asignarle nombre.

1. Abra OnDevice OCR Business y haga clic en «Asignar nombres a archivos» → «Nueva regla…».

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2. Escriba «Número de contrato» en el primer campo de texto y, a continuación, haga clic en el símbolo «+» para añadir otra condición.

3. Elija «no contiene» e introduzca «Número de factura» y «N.º de factura».

   Puede introducir distintas grafías separadas por comas.

4. Elija con qué plantilla deben nombrarse los archivos y en qué carpeta deben guardarse.

   No es obligatorio que los documentos reciban nombre y se clasifiquen. Por ejemplo, también pueden solo recibir nombre o solo guardarse en una carpeta determinada.

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5. Al hacer clic en «Probar con un archivo de ejemplo…», puede comprobar de inmediato si la regla funcionaría con los documentos previstos.
6. Opcionalmente, dé un nombre a la regla y haga clic en «Guardar».

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7. Para nombrar o clasificar ahora los documentos según reglas, simplemente elija «Asignar nombres a archivos» → «Aplicar reglas» y, a continuación, haga clic en «Usar».

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Listo

A partir de ahora, todos los archivos PDF que cumplan esta regla se nombrarán automáticamente con la plantilla «Remitente y número de contrato» y se guardarán en la carpeta «Correspondencia». Al añadir más condiciones, se puede crear una regla única para cada tipo de documento.

Las reglas pueden aplicarse en toda la app: en la vigilancia de carpetas (hotfolder), en el procesamiento por lotes manual y mediante Atajos de Apple.