Nommer les PDF après OCR avec Apple Intelligence et une IA locale

Nous vous montrons comment extraire des désignations complexes telles que l’expéditeur, l’entreprise ou le destinataire des documents et les utiliser pour nommer les fichiers.

Avec OnDevice OCR Business, vous pouvez, sur les Mac avec Apple Silicon (macOS 26 ou plus récent), utiliser le modèle d’IA d’Apple « Apple Intelligence » ou, via l’interface Ollama intégrée, d’autres modèles d’IA (locaux) pour nommer les fichiers.

Ouvrez OnDevice OCR Business et cliquez sur « Nommer les fichiers » → « Nouveau modèle ».
Cliquez sur « Tester avec des fichiers d’exemple » et sélectionnez un ou plusieurs documents.
Supprimez l’élément « Nom d’origine » en cliquant sur le « x ».

Fenêtre Nouveau modèle avec l’élément Nom d’origine et le bouton Tester avec des fichiers d’exemple

Cliquez sur « Rechercher une zone dans le document » et sélectionnez, en faisant glisser la souris, la zone du document contenant le terme ou la valeur recherchés.

Le document d’exemple sert ici de référence pour tous les documents qui seront nommés à l’avenir avec ce modèle. L’IA recevra donc désormais, pour chaque PDF, la tâche de lire le nom de l’entreprise expéditrice dans la zone sélectionnée.

Sélection de zone avec un rectangle autour de l’en-tête de Lindqvist & Haber

Sous « Méthode », cliquez sur « Lu par Apple Intelligence ».

Selon votre Mac et votre système, vous pouvez définir via « Utilise » si le modèle d’IA reçoit pour l’interprétation uniquement le texte reconnu ou également l’image pour la reconnaissance visuelle. Cette dernière option est nettement plus fiable pour les mises en page complexes.
Saisissez maintenant, de façon brève et précise, l’instruction (prompt) destinée au modèle d’IA et cliquez sur « Évaluer maintenant ».
Sous « Trouvé », vous voyez si l’IA a correctement interprété votre demande.

Ce n’est pas une science exacte. Testez quelle instruction fonctionne le mieux pour quel document. Plus elle est brève et précise, plus le résultat est fiable.
Donnez maintenant un nom à l’élément, p. ex. « Expéditeur », et cliquez sur « Terminé ».

Sélection de zone avec la méthode Lu par Apple Intelligence, l’instruction, Évaluer maintenant, Trouvé LINDQVIST HABER et le nom d’élément Expéditeur

Ajoutez l’élément « Espace » et cliquez de nouveau sur « Rechercher une zone dans le document » pour lire une autre valeur avec Apple Intelligence.

Fenêtre Modifier le modèle avec les éléments Expéditeur et Espace et l’aperçu du nom de fichier LINDQVIST HABER.pdf

Sélectionnez de nouveau la zone sur le document → « Lu par Apple Intelligence » et formulez l’instruction suivante, cette fois pour le numéro de contrat.

Comme l’IA peut voir votre document, elle peut aussi lire des informations difficiles.
Nommez l’élément « Numéro de contrat » et cliquez sur « Terminé ».

Sélection de zone avec l’instruction « Ne renvoyer que le numéro de contrat », Trouvé FM-2023-08812 et le nom d’élément Numéro de contrat

Enfin, vous pouvez charger via « Tester avec d’autres fichiers d’exemple » un autre document similaire pour vous assurer que le modèle fonctionne.

L’aperçu vous montre à quoi ressemblerait plus tard le nom de fichier pour ce fichier d’exemple.
Nommez le modèle, p. ex. « Expéditeur & Numéro de contrat », et cliquez sur « Enregistrer ».

Le modèle Expéditeur & Numéro de contrat avec les éléments Expéditeur, Espace et Numéro de contrat et l’aperçu du nom de fichier LINDQVIST HABER FM-2023-08812.pdf

Terminé

Vos modèles sont désormais disponibles dans chaque mode de traitement : dans les dossiers surveillés (hotfolder), dans le traitement manuel par lots et dans les raccourcis Apple.

C’est encore plus pratique avec les règles : si l’app trouve dans le document certains termes de recherche, comme « Numéro de contrat », elle sélectionne automatiquement le modèle correspondant, ici « Expéditeur & Numéro de contrat ». Ainsi, tous les types de documents pour lesquels vous avez créé un modèle sont nommés automatiquement et, si vous le souhaitez, classés directement dans le bon dossier.