按内容自动将PDF归类到文件夹并命名
轻松创建规则，由规则决定PDF文档按哪个模板命名，以及随后保存到哪个文件夹。
您可以从Mac App Store免费下载OnDevice OCR Business并试用全部功能。唯一的限制是输出文件带有水印。
我们已在这篇指南中介绍过，如何用OnDevice OCR Business轻松为不同类型的文档创建命名模板。这些模板的作用是让PDF在文字识别后获得有意义的文件名。
企业日常工作中的文档种类繁多，而且都需要分别命名，所以最简单的做法是让应用根据文档内容自动决定对哪份文档使用哪个模板：假如您已经创建了一个默认用于命名往来信函的模板，例如“发件人 & 合同编号”，就可以创建一条规则，自动在所有处理过的文档中搜索关键词“合同编号”。
如果文字识别（OCR）过程中发现某份文档符合这条规则，应用就会自动套用“发件人 & 合同编号”模板，还可以选择把文件保存到“往来信函”文件夹中。
设置一条规则只需几分钟。
下面以这封虚构的信函为例，演示如何创建规则。我们已在这篇指南中为它创建了命名模板。
- 打开OnDevice OCR Business，点按“命名文件”→“新建规则…”。
虽然截图显示的是英文界面，但应用已完整提供简体中文版。
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在第一个文本框中输入“合同编号”，然后点按加号按钮（+）添加另一个条件。
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选择“不包含”，并输入“发票编号”和“发票号”。
不同的写法可以用逗号分隔后一并输入。
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选择用哪个模板为文件命名，以及把文件保存到哪个文件夹。
文档不必同时命名和归类。例如，也可以只命名，或只保存到某个特定文件夹。
- 点按“用示例文件测试…”，即可立即检查这条规则对预期的文档是否有效。
- 可以选择为规则起一个名称，然后点按“保存”。
- 现在要按规则为文档命名或归类，只需选择“命名文件”→“应用规则”，然后点按“使用”。
完成
从现在起，所有符合这条规则的PDF文件都会自动按“发件人 & 合同编号”模板命名，并保存到“往来信函”文件夹中。通过添加更多条件，您可以为每一种文档创建专属的规则。
规则可在整个应用中使用：监控文件夹、手动批量处理以及Apple快捷指令。