Dateien nach Regeln benennen und sortieren

Erstellen Sie ganz einfach Regeln, die entscheiden, nach welchen Vorlagen PDF-Dokumente benannt und in welchem Ordner sie anschließend gespeichert werden sollen.

Wir haben Ihnen hier gezeigt, wie Sie mit OnDevice OCR Business ganz einfach Benennungsvorlagen für unterschiedliche Dokumente erstellen können. Diese Vorlagen sind dafür da, dass die PDFs nach der Texterkennung sinnvolle Dateinamen bekommen.

Da im Unternehmensalltag eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente existiert, die alle individuell benannt werden sollen, ist es am einfachsten, wenn anhand des Dokumenteninhalts automatisch entschieden wird, welche Vorlage auf welches Dokument angewandt wird: Haben Sie eine Vorlage angelegt, nach der Ihre Korrespondenz standardmäßig benannt werden soll – z. B. „Absender & Vertragsnummer“ –, können Sie eine Regel erstellen, die alle verarbeiteten Dokumente automatisch nach dem Stichwort „Vertragsnummer“ durchsucht.

Wird während der Texterkennung (OCR) ein Dokument erkannt, auf das diese Regel zutrifft, wird automatisch die Vorlage „Absender & Vertragsnummer“ angewandt und die Datei optional noch in einem Ordner „Korrespondenz“ gespeichert.

Eine Regel ist in wenigen Minuten eingerichtet.

Wir demonstrieren die Erstellung einer Regel am Beispiel dieses fiktiven Schreibens. In dieser Anleitung haben wir bereits eine Vorlage für dessen Benennung erstellt.

Öffnen Sie OnDevice OCR Business und klicken Sie auf „Dateien benennen“ → „Neue Regel …“.

Fenster Dokumente verarbeiten mit dem Schalter Dateien benennen

Tragen Sie in das erste Textfeld „Vertragsnummer“ ein und klicken Sie anschließend auf das „+“-Symbol, um eine weitere Bedingung hinzuzufügen.
Wählen Sie „steht nicht“ und geben Sie „Rechnungsnummer“ und „Rechnungs-Nr.“ ein.

Verschiedene Schreibweisen können Sie durch Kommata getrennt eintragen.
Wählen Sie aus, mit welcher Vorlage die Dateien benannt und in welchem Ordner sie gespeichert werden sollen.

Dokumente müssen nicht zwingend benannt und sortiert werden. Sie können beispielsweise auch nur benannt oder nur in einem bestimmten Ordner gespeichert werden.

Fenster Neue Regel mit den Bedingungen steht Vertragsnummer und steht nicht Rechnungsnummer, Rechnungs-Nr., Benennen mit Absender & Vertragsnummer und Ausgabeordner Korrespondenz

Per Klick auf „Mit Beispieldatei testen …“ können Sie sofort prüfen, ob die Regel bei den vorgesehenen Dokumenten funktionieren würde.
Geben Sie der Regel optional noch einen Namen und klicken Sie auf „Sichern“.

Fenster Neue Regel mit dem Ergebnis Regel Vertragsnummer trifft zu und dem Knopf Sichern

Um Dokumente jetzt nach Regeln zu benennen oder zu sortieren, wählen Sie einfach „Dateien benennen“ → „Regeln anwenden“ und klicken Sie anschließend auf „Verwenden“.

Fenster Vorlage auswählen mit dem ausgewählten Eintrag Regeln anwenden und dem Knopf Verwenden

Fertig

Von nun an werden alle PDF-Dateien, auf die diese Regel zutrifft, automatisch mit der Vorlage „Absender & Vertragsnummer“ benannt und im Ordner „Korrespondenz“ gespeichert. Durch das Hinzufügen von weiteren Bedingungen kann für jede Art von Dokument eine einzigartige Regel erstellt werden.

Regeln können App-weit angewandt werden: bei Ordnerüberwachungen (Hotfoldern), der manuellen Stapelverarbeitung und über Apple-Kurzbefehle.