Extraer el número de factura y otros valores para nombrar los archivos
Cómo leer el número de factura e insertarlo en el nombre de archivo final.
Para mostrar la asignación automática de nombres de archivo, en este ejemplo usamos esta factura ficticia.
Opción 1: Sugerencias del documento#
- Abra OnDevice OCR Business y haga clic en «Asignar nombres a archivos» → «Nueva plantilla».
- Haga clic en «Probar con archivos de ejemplo» y elija una o varias facturas.
- Elimine el componente «Nombre original» haciendo clic en la «x».
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Haga clic en el componente «Texto personalizado», escriba «Factura» y confirme el nombre con la tecla Intro. Añada además un «Espacio» haciendo clic en ese componente.
En la vista previa ya puede ver qué aspecto tendrían los futuros archivos.
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Haga clic en «Sugerencias del documento» y, a continuación, en el número de factura (en nuestro ejemplo, «Invoice No.»).
En este caso, OnDevice OCR Business analiza el documento seleccionado para encontrar los términos que contiene junto con su valor correspondiente. Si el término que busca no aparece, puede introducirlo explícitamente, como se describe en la opción 2, y hacer que la app lo busque.
- Ahora ve el número de factura encontrado y puede comprobar si se ha detectado correctamente.
- Haga clic en «Añadir».
- Dé un nombre a la plantilla y haga clic en «Guardar».
Listo
Ha creado su primera plantilla personalizada.
Todos los archivos que procese en el futuro con esta plantilla y que tengan un número de factura recibirán un nombre según el patrón «Factura número de factura.pdf».
El número de factura es aquí solo un ejemplo de un valor variable. Podría ser igualmente un número de expediente, un número de inmueble, un número de paciente o algo similar.
Por supuesto, también puede combinar varios componentes, por ejemplo para usar el remitente, el número de factura y el importe en el nombre de archivo.
Como todos los documentos se procesan y se nombran exclusivamente de forma local en su Mac, todo el proceso es absolutamente confidencial.
Opción 2: Buscar términos propios#
- Abra OnDevice OCR Business y haga clic en «Asignar nombres a archivos» → «Nueva plantilla».
- Haga clic en «Probar con archivos de ejemplo» y elija una o varias facturas.
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Elimine el componente «Nombre original» haciendo clic en la «x».
Nombre original = el nombre de archivo inicial, antes de la asignación de nombre.
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Haga clic en el componente «Texto personalizado», escriba «Factura» y confirme el nombre con la tecla Intro. Añada además un «Espacio» haciendo clic en ese componente.
Texto personalizado = un nombre fijo elegido por usted que reciben todos los archivos con esta plantilla, p. ej. «Factura».
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Haga clic en «Valor del documento».
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Introduzca ahora, separadas por comas, todas las grafías del número de factura que aparecen en sus facturas (p. ej. «Número de factura, N.º de factura, Factura n.º»).
Al indicar varias grafías, la lectura funciona también en documentos distintos.
Opcionalmente puede indicar la posición y la longitud del valor.
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Confirme la entrada con la tecla Intro.
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Ahora ve en la vista previa qué nombre recibiría el documento seleccionado tras el procesamiento.
Todos los archivos que procese en el futuro con esta plantilla y que tengan un número de factura en el texto del documento recibirán un nombre según el patrón «Factura número de factura.pdf».
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Dé ahora un nombre a la plantilla y haga clic en «Guardar».
Listo
Su plantilla ya está lista para usar. Cada vez que procese documentos, ya sea mediante la vigilancia de carpetas, en la ventana de procesamiento o a través de Atajos de Apple, podrá seleccionarla para la asignación de nombres.