Crear documentos conformes con PDF/A-2b en el Mac: guía para el archivado a largo plazo

Quien conserva facturas, contratos o documentación empresarial en formato electrónico debe cumplir los requisitos legales de conservación de documentos.

En muchos sectores, para el archivado a largo plazo se exige o se recomienda un formato estandarizado: PDF/A (a menudo en su variante PDF/A-2b).

El problema en la práctica: los escaneos convencionales, las fotos de justificantes hechas con el smartphone o las simples exportaciones a PDF suelen ser documentos de solo imagen. O bien carecen de una capa de texto que permita búsquedas, o bien no cumplen los requisitos ISO de consistencia visual a largo plazo, por ejemplo porque las fuentes utilizadas no están incrustadas o las transparencias no están completamente definidas. Quien guarda estos archivos sin modificarlos corre el riesgo de que se detecten defectos formales en auditorías, inspecciones fiscales o procedimientos administrativos.

Por suerte, crear documentos PDF/A es sencillo. Puede convertirlos manualmente mediante el procesamiento por lotes o hacer que los nuevos escaneos se procesen automáticamente en segundo plano mediante una carpeta vigilada (hotfolder). Aquí le mostramos ambas formas.

OnDevice OCR Business está disponible tanto en el Mac App Store como por descarga directa, y se puede probar gratis con marca de agua.

Procesamiento manual#

1. Descargue e instale OnDevice OCR Business.

2. Abra la app y arrastre la pila de documentos a la ventana o seleccione los archivos mediante «Seleccionar archivos…».

   Se pueden convertir a PDF/A-2b archivos PDF, JPG, PNG, HEIC y TIFF.

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Aunque las capturas de pantalla muestran la interfaz en inglés, la app está completamente disponible en español.

3. Active ahora la función «Crear PDF/A» y, a continuación, seleccione mediante «Seleccionar carpeta de salida» la carpeta en la que desea guardar los archivos PDF/A terminados.
4. Por último, inicie el reconocimiento de texto y la conversión haciendo clic en «Iniciar OCR».

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Listo

Sus documentos quedan ahora guardados en formato PDF/A-2b conforme a la norma ISO.

Procesar escaneos automáticamente con OCR y guardarlos como PDF/A#

1. Abra OnDevice OCR Business. En la barra lateral izquierda, vaya a «Vigilancia de carpetas» → «Añadir carpeta».

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2. En el primer paso, elija la carpeta en la que su escáner deposita los documentos.

   Puede estar en un NAS, en iCloud, en un disco conectado o localmente en su Mac.

3. En el paso siguiente, elija opcionalmente la carpeta de salida en la que se guardarán después los archivos PDF/A-2b con búsqueda de texto.

4. En los ajustes, active la función «Crear PDF/A-2b» y haga clic en «Añadir».

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Listo

Ahora puede cerrar OnDevice OCR Business por completo. A partir de este momento, el servicio en segundo plano vigila la carpeta de su escáner y, en cuanto se detectan documentos nuevos, se procesan de inmediato con OCR y se guardan como archivos PDF/A con búsqueda de texto.

Descubra aquí cómo las funciones «Asignar nombres a archivos» y «Clasificar archivos» le permiten nombrar automáticamente sus documentos de forma individual con plantillas, según el texto reconocido, y archivarlos directamente en las carpetas adecuadas.

Con la función «Detectar hojas separadoras» también puede procesar de una sola vez grandes pilas de documentos sin relación entre sí.